日程調整メールの例文25本と件名の型｜候補日の書き方・返信・リスケ・ツールURLのマナー【2026年版】

日程調整メールは、1往復で決まるかどうかで出来が決まります。そのために必要なのは丁寧な言い回しよりも、候補日時を3〜5つ、曜日つきで、所要時間と形式と返信期限を添えて書くことです。相手が「2番でお願いします」と一行で返せる形になっていれば、それが良い日程調整メールです。

この記事では、まず基本構成・件名・候補日の書き方を短く整理し、そのあと例文25本を場面別に載せます。例文はすべてコピー用の枠に入れてあるので、そのままコピーして〇〇の部分を差し替えれば送れます。日付の例は2026年のカレンダーに合わせてあります（曜日は実在のものです）。

この記事の要点

• 候補日は3〜5つ、異なる曜日と時間帯に散らす。「来週のどこか」ではなく「10月6日（火）14:00〜15:00」のように開始と終了まで書く
• 所要時間・形式（対面／オンライン）・場所・返信期限を候補日と同じメールに入れる。どれか1つ欠けると確認の往復が1回増える
• オンライン会議のURLは確定連絡で送る。候補の段階で送ると、どの日時のURLかが分からなくなる
• 日程調整ツールのURLだけを送らない。用件・所要時間・形式をメール本文に書き、URLは「選ぶための手段」として添える
• 全候補が合わないときは、断るだけでなく代わりの候補を出す。一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査では、受け手が不快に感じたメールの1位は「質問に答えていない」（44.29%）

シーン別・早見表 — どの例文を使えばいいか

営業メール全体（新規アプローチ・失注の掘り起こしなど）は営業メールテンプレート20選、商談後のお礼は商談・打ち合わせ後のお礼メール例文25本、資料を送る場面は資料送付メールの例文15本で扱っています。この記事は「日時を決める」ことに絞ります。

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日程調整メールの基本構成

日程調整メールは、用件と日時の条件を先に、候補日を番号つきで、最後に返信期限という順で書きます。入れる要素は次の9つです。

この9要素を並べた「骨格」は次のとおりです。以降の例文はすべてこの骨格の差し替えでできています。

件名：〇〇についてのお打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□部　□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

〇〇について、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
（目的：〇〇の進め方をご相談し、次回までの役割分担を決めたいと考えております）

下記の候補のうち、ご都合のよい日時を番号でお知らせください。

1. 10月6日（火）14:00〜15:00
2. 10月7日（水）10:00〜11:00
3. 10月8日（木）16:00〜17:00

所要時間：60分
形式：オンライン（Google Meet）※URLは日程確定後にお送りします

恐れ入りますが、10月2日（金）までにご返信いただけますと幸いです。
いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。こちらで合わせます。

どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――
△△株式会社　営業部　山田太郎
電話：00-0000-0000
メール：yamada@example.co.jp
――――――――――

「目的」の1行は省かれがちですが、相手が誰を同席させるかを決める材料になります。決裁に関わる人を最初の打ち合わせに呼んでもらえるかどうかは、この1行で変わります。

件名の型と例

日程調整メールの件名は、**「何の打ち合わせか」＋「日程のご相談／ご確認／ご変更」＋「差出人」**で作ります。用件だけ・差出人だけの件名は、1日に何十通も届く受信箱の中で後回しにされます。一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2026」（2026年6月1日発表、有効回答1,293名）では、1日の平均受信数は46.49通でした。

件名で気をつけるのは3点です。

1. 確定・変更・リマインドの件名には日付を入れる。相手はカレンダーと突き合わせながら受信箱を見るので、件名に日付があると開かずに判断できます
2. 返信は件名を変えずに「Re:」で返す。スレッドがまとまり、双方があとで経緯を追えます。ただし日程が確定したら、確定連絡は【日程確定】で新しく件名を立てると埋もれません
3. 自分から【至急】【重要】を付けない。本当に急ぐ場合は、件名ではなく本文の1行目に理由と期限を書きます

候補日の出し方 — 数・幅・表記

候補日は3〜5つ、今日から数えて2営業日後〜2週間以内、異なる曜日と時間帯に散らして出すのが基本です。

候補の数は3〜5つ

候補が1〜2つだと合わない確率が高く、往復が増えます。反対に10も並べると相手が選ぶ手間が増え、自分の予定も長く押さえることになります。3〜5つが実務上の落としどころです。

候補日を出したら、返信が来るまでその枠には他の予定を入れないでください。相手が選んだ枠がすでに埋まっていると、調整が最初からやり直しになり、印象も下がります。

幅は「2営業日後から2週間以内」、曜日と時間帯を散らす

• 近すぎない：翌日の候補は、相手が社内の同席者に確認する時間がありません。最短でも2営業日後から
• 遠すぎない：3週間以上先だけの候補は「優先度が低いのか」と受け取られます
• 偏らせない：「火曜の午前」ばかりだと、火曜が定例で埋まっている相手には全部合いません。午前・午後・夕方、週の前半・後半を混ぜます

表記は「10月6日（火）14:00〜15:00」

日時の表記は、月日＋曜日＋開始〜終了時刻でそろえます。

良い例：10月6日（火）14:00〜15:00
悪い例：6日の午後／来週火曜の2時／10/6 14時〜

• 曜日は必ず添え、送る前にカレンダーで確認する。日付と曜日が食い違っていると、相手はどちらが正しいかを問い合わせるしかありません。例えば2026年9月30日は水曜日です
• 終了時刻まで書く。「14時〜」だけでは所要時間が分かりません
• 24時間表記か「午前／午後」のどちらかに統一する。「2時」は14時とも深夜2時とも読めます
• 祝日を候補に入れない。2026年は10月12日（月）がスポーツの日、11月3日（火）が文化の日、11月23日（月）が勤労感謝の日です（内閣府「国民の祝日について」）。相手の会社の休業日（年末年始・夏季休業など）が分かっている場合はそれも外します
• 番号を振る。相手は「2でお願いします」と返すだけで済みます

国内の相手とのやり取りでは、タイムゾーンの表記は不要です。海外拠点のメンバーが同席する場合に限り「10月6日（火）14:00〜15:00（日本時間）」と明記します。

形式・場所・オンライン会議URLの扱い

形式（対面かオンラインか）と使うツールは候補日と一緒に書き、会議URLは日程が確定してから送ります。

• 候補の段階でURLを貼ると、どの候補日のURLなのか、候補が変わったらURLも変わるのかが分からなくなります。候補メールでは「Google Meet／Zoom／Microsoft Teams のいずれか」とツール名だけを書きます
• 相手の会社によっては、使えるWeb会議ツールが決まっていることがあります。初回は「ご指定のツールがあればそちらに合わせます」と一言添えると、確定後の差し戻しが防げます
• 対面の場合は住所と、受付の方法（受付で名前を伝える／何階に来るか）まで確定連絡に書きます
• 確定連絡で送ったURLは、前日のリマインドでもう一度載せます。当日にメールを探させないためです

オンライン商談そのものの進め方はオンライン商談の進め方で詳しく扱っています。

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【社外】自分から候補日を出す・相手に聞く（例文1〜6）

各例文は「件名 → 本文 → 使う場面とポイント」の順に並べています。〇〇 は案件名・サービス名、△△ は自分の会社、□□ は相手の会社・部署・氏名です。

例文1 初回の商談アポで候補日を提示する

件名：〇〇サービスのご紹介｜お打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□部　□□様

はじめてご連絡いたします。△△株式会社の山田と申します。
先日は〇〇展示会の弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。

ブースで伺った「拠点ごとに見積の作り方がばらばら」というお話について、
他社での進め方を30分ほどでご紹介できればと考えております。

下記の候補のうち、ご都合のよい日時を番号でお知らせいただけますでしょうか。

1. 10月6日（火）10:00〜10:30
2. 10月7日（水）15:00〜15:30
3. 10月9日（金）13:00〜13:30

所要時間：30分
形式：オンライン（Zoom）※URLは日程確定後にお送りします。ご指定のツールがあればそちらに合わせます

10月2日（金）までにお知らせいただけますと、枠を確保してお待ちしております。
いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 初回アポでは相手が話した言葉を1つ引用するだけで、一斉送信ではないことが伝わります。所要時間を30分と明記すると「長くなりそう」という不安で後回しにされるのを防げます。

例文2 商談の後、次回の提案打ち合わせを設定する

件名：【次回】ご提案内容のご説明日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□部　□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。

本日伺った要件をもとにご提案書を作成し、次回ご説明の場をいただければと存じます。
決裁にあたって□□部長にもご確認いただく必要があると伺いましたので、
可能であれば□□部長にもご同席いただけますと幸いです。

【候補日時】
1. 10月14日（水）14:00〜15:00
2. 10月15日（木）10:00〜11:00
3. 10月16日（金）16:00〜17:00
4. 10月20日（火）11:00〜12:00

所要時間：60分（ご説明40分・質疑20分）
形式：貴社にお伺いします（オンラインをご希望の場合はお知らせください）

□□部長のご予定も含めて、10月9日（金）までにお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 次回の日程は、本当は商談の場で決めてしまうのが最善です。持ち帰りになった場合でも、同席してほしい人を名指しし、その人の予定を含めて返信してもらうよう頼みます。所要時間の内訳を書くと、相手は資料を読む時間と議論の時間を見積もれます。

例文3 対面かオンラインかを相手に選んでもらう

件名：〇〇のお打ち合わせ日程と実施方法のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

〇〇の進め方について、お打ち合わせのお時間をいただきたくご連絡いたしました。
実施方法は、貴社へお伺いする形とオンラインのどちらでも対応できます。

【候補日時】
1. 10月20日（火）10:00〜11:00
2. 10月21日（水）14:00〜15:00
3. 10月22日（木）16:00〜17:00

【実施方法】
A. 貴社にお伺い（前後に移動時間をいただくため、1・3のみ対応可能です）
B. オンライン（Google Meet）

「2・B」のように、番号と記号でお知らせいただければ十分です。
10月15日（木）までにご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 選択肢が2軸になるときは、番号と記号の組み合わせで返せる形にします。対面だと移動の都合で選べない枠があるなら、先に書いておきます。

例文4 相手の都合を先に聞く

件名：〇〇お打ち合わせのご都合伺い（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

〇〇の件で、60分ほどお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
□□様のほか、情報システム部のご担当者様にもご同席いただけると伺っております。

ご参加の方が多いため、先に皆さまのご都合を伺えればと存じます。
10月19日（月）〜10月30日（金）の平日で、ご都合のよい日時を
2〜3つお知らせいただけますでしょうか。
弊社は10:00〜18:00の間であれば、いずれの時間でも調整いたします。

形式はオンライン（Microsoft Teams）を予定しております。
10月9日（金）までにお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 相手に候補を聞くのは、相手側の参加者が多く、こちらが予定を読めないときに限るのが無難です。その場合も「期間」「時間帯」「いくつ出してほしいか」を指定し、相手が考える範囲を狭めます。「ご都合のよい日をお知らせください」だけでは、相手は丸ごと考える作業を渡されます。

例文5 日程調整ツールのURLを送る

件名：〇〇ご説明のお打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

先日お問い合わせいただいた〇〇について、30分ほどご説明のお時間をいただけますでしょうか。
当日は、お問い合わせフォームにご記入いただいた「承認フローの設定」を中心にご説明します。

下記のページに、弊社の空いている枠を表示しております。
ご都合のよい枠をお選びいただくと、その場で日程が確定し、
Web会議のURLが自動でメール送信されます。

日程選択ページ：https://example.com/yamada/30min

所要時間：30分
形式：オンライン（Google Meet）
表示期間：10月5日（月）〜10月16日（金）の平日

ページが開けない場合や、表示された枠でご都合が合わない場合は、
このメールにご返信いただければ、こちらで別の日時をご提案いたします。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: ツールを使うときも、用件・所要時間・形式はメール本文に書きます。URLを押す前に「何の打ち合わせで、何分か」が分からないと、相手は押しません。社外のURLを開けない会社もあるため、メールで返せる逃げ道を必ず残します。

例文6 ツールのURLに、候補日時も併記する

件名：〇〇お打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□部長

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

〇〇のご提案について、□□部長に30分ほどお時間をいただけますでしょうか。

直近の候補は次のとおりです。番号でご返信いただければ確定いたします。

1. 10月13日（火）11:00〜11:30
2. 10月14日（水）16:00〜16:30
3. 10月16日（金）10:00〜10:30

上記以外の枠は、こちらのページからもお選びいただけます。
https://example.com/yamada/30min

形式：オンライン（Zoom）
10月9日（金）までにお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 役職者や、社外ツールに慣れていない相手には、メール本文の候補を主、ツールを従にします。相手が「自分で枠を探して予約する作業をさせられた」と感じないためです。

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【社外】候補日が届いたときの返信（例文7〜10）

返信で最も大事なのは、選んだ日時を曜日・時刻まで書き写して返すことです。「2番でお願いします」だけだと、相手が元のメールを見返す必要があり、番号の取り違えも起こります。

例文7 候補日から選んで承諾する

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

△△株式会社
山田様

お世話になっております。株式会社□□の□□です。
日程のご連絡をありがとうございます。

2番の「10月7日（水）15:00〜15:30」でお願いいたします。
当日は私のほか、同じ部署の□□も参加いたします。

Web会議のURLをお送りいただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社□□　□□部　□□

ポイント: 番号と日時の両方を書きます。同席者が増える場合はここで伝えておくと、相手が資料の部数や説明の粒度を調整できます。

例文8 相手の返信を受けて、日程を確定させる

件名：【日程確定】10月7日（水）15:00〜 〇〇お打ち合わせ

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
ご返信をありがとうございます。下記の日程で確定とさせていただきます。

日時：10月7日（水）15:00〜15:30
形式：オンライン（Zoom）
URL：https://example.zoom.us/j/000000000
ミーティングID：000 0000 0000
パスコード：000000
参加者：貴社 □□様、□□様／弊社 山田

別途、カレンダーの招待もお送りいたします。
当日は「承認フローの設定」を中心にご説明し、最後の10分で質疑の時間を設けます。

どうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 確定連絡には日時・形式・URL（または住所）・参加者・当日の中身をまとめ、件名を【日程確定】で新しくします。このメール1通を見れば当日参加できる状態にしておくのが目標です。カレンダーの招待だけで済ませると、相手が招待を承諾するまで確定したかどうかが曖昧になります。

例文9 候補がすべて合わないときの返信

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

△△株式会社
山田様

お世話になっております。株式会社□□の□□です。
日程のご提案をありがとうございます。

あいにく、いただいた候補はいずれも社内の予定と重なっており、
お受けすることができません。申し訳ございません。

大変恐縮ですが、下記の日時ではいかがでしょうか。

1. 10月8日（木）13:00〜14:00
2. 10月13日（火）10:00〜11:00
3. 10月14日（水）16:00〜17:00

上記も難しいようでしたら、改めて調整させてください。
よろしくお願いいたします。

株式会社□□　□□部　□□

ポイント: 全部合わないときに「難しいです」とだけ返すと、相手はもう一度候補を出し直すことになり、往復が増えます。断る理由は詳しく書かなくてよく、代わりの候補を3つ出すことが返信の中身です。先述のビジネスメール実態調査2026でも、受け手が不快に感じた内容の1位は「質問に答えていない」（44.29%）でした。日程を聞かれたのに日程を返さないのは、この典型です。

例文10 相手から届いた日程調整ツールで予約した後の返信

件名：Re: 〇〇ご説明のお打ち合わせ日程のご相談

△△株式会社
山田様

お世話になっております。株式会社□□の□□です。
ご案内をありがとうございます。

日程選択ページより、10月8日（木）11:00〜11:30で予約いたしました。
確定メールとWeb会議のURLも受け取っております。

当日は、承認フローの設定に加えて、既存の会計ソフトとの連携についても
伺えますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社□□　□□部　□□

ポイント: ツールで予約した側は、返信しなくても日程は確定しています。それでも一言返すと、当日聞きたいことを事前に伝えられます。先方にとっては準備の材料になります。

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【社外】日程変更・リスケ・前日リマインド（例文11〜14）

日程変更のメールは、謝罪は1〜2行、理由は簡潔に、代わりの候補を必ず添えるが原則です。変更を頼んだ側が候補を出さないと、相手にもう一度調整の手間を渡すことになります。

例文11 自分の都合で日程変更をお願いする（数日前）

件名：【日程変更のお願い】10月14日（水）〇〇お打ち合わせ

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

10月14日（水）14:00からお時間をいただいておりました〇〇のお打ち合わせについて、
弊社の都合により、日程を変更させていただけないでしょうか。
こちらからお願いしておきながら、誠に申し訳ございません。

代わりの候補として、下記はいかがでしょうか。

1. 10月15日（木）14:00〜15:00
2. 10月16日（金）10:00〜11:00
3. 10月19日（月）15:00〜16:00

ご都合が合わない場合は、□□様のご都合を優先して調整いたします。
10月12日（月）はスポーツの日のため、10月13日（火）午前中までにお知らせいただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 変更の理由は「弊社の都合により」で十分です。細かい社内事情を書くと言い訳に見えます。変更は気づいた時点ですぐ連絡します。候補は元の日時に近いところから出すと、相手の検討の流れが途切れません。返信期限を祝日明けにしているのは、連休中に返信を求めないためです。

例文12 当日・直前のリスケをお詫びする

件名：【お詫び】本日15:00〜のお打ち合わせについて

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

本日15:00からのお打ち合わせですが、私の体調不良により出席が難しくなりました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

先ほどお電話も差し上げましたが、つながらなかったためメールでもご連絡いたします。

改めて、下記の日程をご検討いただけますでしょうか。

1. 10月21日（水）15:00〜16:00
2. 10月22日（木）10:00〜11:00
3. 10月23日（金）14:00〜15:00

本日ご用意いただいていた資料は、このメールへの返信でお送りいただければ、
次回までに拝見しておきます。

ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 当日の変更は、まず電話、そのうえでメールが基本です。相手はすでに会議室や同席者の予定を押さえているので、メールだけだと見るのが開始直前になりかねません。件名に【お詫び】と時刻を入れて、受信箱で気づけるようにします。

例文13 相手から日程変更を頼まれたときの返信

件名：Re: 【日程変更のお願い】10月14日（水）〇〇お打ち合わせ

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
ご連絡をありがとうございます。承知いたしました。

いただいた候補のうち、2番の「10月16日（金）10:00〜11:00」でお願いいたします。
Web会議のURLは前回お送りしたものをそのままお使いいただけます。
（URL：https://example.zoom.us/j/000000000）

お忙しいところご調整いただき、ありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 変更を頼まれた側は、「承知いたしました」と選んだ日時を即答するのがいちばんの気遣いです。相手は申し訳なく思っているので、「問題ありません」「お気になさらず」を重ねるより、早く決めてあげることのほうが伝わります。URLが変わらないならそう明記します。

例文14 前日のリマインド

件名：【明日10:00〜】〇〇お打ち合わせのご案内

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
明日のお打ち合わせについて、念のためご案内いたします。

日時：10月16日（金）10:00〜11:00
形式：オンライン（Zoom）
URL：https://example.zoom.us/j/000000000
パスコード：000000
参加者：貴社 □□様、□□様／弊社 山田、佐藤（技術担当）

【当日の進め方】
1. 前回のご質問への回答（10分）
2. 導入スケジュール案のご説明（30分）
3. 質疑と次のステップの確認（20分）

資料は当日画面で共有いたします。事前にお目通しいただく必要はございません。
ご都合が変わった場合は、このメールにご返信ください。

明日はどうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: リマインドは確定連絡を探さなくても参加できる1通にします。日時・URL・参加者・進め方をそろえ、「事前に読まなくてよい」と書いて負担を下げます。前日の午後、遅くとも相手の業務時間内に送ります。

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【社外】複数人の日程を合わせる（例文15・16）

複数人の調整は、出席が必須の人を先に決め、その人の空いている枠から候補を作ると早く決まります。全員に同時に「ご都合を教えてください」と聞くと、全員の返信がそろうまで何も決まりません。

例文15 先方の複数人に候補を出す

件名：〇〇ご提案の打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□部　□□部長、□□課長、□□様
（CC：弊社 営業部長 鈴木）

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

〇〇のご提案について、皆さまにお集まりいただく打ち合わせの日程をご相談させてください。
□□部長のご都合を優先し、□□様に伺った部長のご予定から候補を作成しております。

1. 10月27日（火）10:00〜11:00
2. 10月28日（水）15:00〜16:00
3. 10月29日（木）13:00〜14:00

所要時間：60分
形式：貴社会議室（弊社から2名で伺います）

お手数ですが、皆さまのご都合をとりまとめのうえ、
□□様から10月22日（木）までにご返信いただけますでしょうか。
全員のご都合が合わない場合は、□□部長のご都合を優先して決めさせていただければと存じます。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 宛名は役職の高い順に並べます。返信は窓口の人にとりまとめを頼むと、全員からばらばらに返信が来る事態を防げます。「誰の都合を優先するか」を先に書いておくと、全員が合わない場合でも決め方で揉めません。

例文16 窓口の方に、先方社内の調整をお願いする

件名：〇〇打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

次回の打ち合わせには、□□様のほか、経理部と情報システム部の方にも
ご同席いただけると伺いました。ありがとうございます。

皆さまのご予定を弊社からは把握できないため、
大変お手数ですが、貴社内でご都合を合わせていただけますでしょうか。

弊社は下記の範囲であれば、いずれの日時でも対応いたします。
・期間：10月26日（月）〜11月6日（金）の平日（11月3日（火）の文化の日を除く）
・時間：10:00〜17:00のうち60分

候補を2〜3ついただければ、こちらで最初に確定できる日時をお返事いたします。
ご調整いただく中で、同席される方のお名前と部署もあわせてお知らせいただけますと、
資料の内容をそれぞれの方に合わせて準備できます。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 先方社内の予定はこちらでは読めないので、こちらの空き範囲を広く渡して、先方社内で決めてもらうほうが早い場面もあります。同席者の名前と部署を聞いておくと、誰が意思決定に関わるのかが分かります。

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【受託案件】キックオフ・定例会の日程（例文17〜20）

受託案件の日程調整は、1回きりの商談と違い、繰り返しの打ち合わせをどう設計するかまで含みます。定例は「曜日・時刻・頻度・所要時間・参加者・終了条件」を最初に決めると、毎回の日程調整が不要になります。

例文17 キックオフミーティングの日程を相談する

件名：【〇〇プロジェクト】キックオフミーティング日程のご相談

株式会社□□
□□部　□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
このたびは〇〇プロジェクトをご依頼いただき、誠にありがとうございます。

プロジェクトの開始にあたり、キックオフミーティングの日程をご相談させてください。
当日は、目的とゴール・スケジュール・体制と役割・連絡方法・進め方のルールを確認し、
その場で決めきりたいと考えております。

【候補日時】
1. 10月19日（月）14:00〜16:00
2. 10月20日（火）10:00〜12:00
3. 10月22日（木）14:00〜16:00

所要時間：120分
形式：貴社にお伺いします
ご同席をお願いしたい方：□□様、ご決裁者の□□部長（冒頭30分だけでも構いません）、
　　　　　　　　　　　　素材のご準備をご担当される方

10月14日（水）までにお知らせいただけますと、資料を準備してお伺いします。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　ディレクター　山田太郎

ポイント: キックオフは決めることが多いので、決裁者の同席を具体的に頼みます。全体に出られない場合でも「冒頭30分だけ」と逃げ道を用意すると出席してもらいやすくなります。キックオフで何を決めるかはキックオフミーティングの進め方と資料テンプレートにまとめています。

例文18 定例会を設定する

件名：【〇〇プロジェクト】定例会（毎週火曜）開催のご案内

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。
先日のキックオフでは、ありがとうございました。

キックオフでご相談したとおり、定例会を下記のとおり設定いたします。

日時：毎週火曜日 10:00〜10:30（初回：10月27日（火））
期間：公開予定の12月末まで（公開後は隔週に変更予定）
形式：オンライン（Google Meet・毎回同じURL）
URL：https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx
参加者：貴社 □□様、□□様／弊社 山田、佐藤

【毎回の進め方】
1. 前回からの進捗（弊社）
2. ご確認・ご判断いただきたい事項
3. 次回までのタスクと担当の確認

アジェンダは前日の17時までにお送りします。
祝日と重なる週は、前後の平日に振り替えるご相談をこちらから差し上げます。
議題がない週は、前日までにご連絡のうえ中止といたします。

カレンダーの招待を別途お送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。

△△株式会社　ディレクター　山田太郎

ポイント: 定例は**「いつ終わるか」「議題がないときどうするか」「祝日の週はどうするか」**を最初に決めておくと、形だけの会議になりません。URLを毎回同じにしておけば、毎週のリマインドは不要です。

例文19 定例会を1回だけ振り替える

件名：【〇〇プロジェクト】11月3日（火）定例会の振替のご相談

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

11月3日（火）は文化の日のため、同週の定例会を下記に振り替えさせていただけますでしょうか。

1. 11月4日（水）10:00〜10:30
2. 11月5日（木）10:00〜10:30

URLはいつもと同じものをお使いいただけます。
10月30日（金）までにお知らせいただけますと幸いです。
今週は大きな判断事項がないため、どちらも難しい場合は1回お休みとし、
進捗はメールでご報告いたします。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　ディレクター　山田太郎

ポイント: 振替は候補を2つに絞ってかまいません。「今回は休んでもよい」という選択肢を示すと、相手の負担が減ります。

例文20 検収・レビュー会の日程を相談する

件名：【〇〇プロジェクト】トップページ確認会の日程のご相談

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

トップページのデザイン案が完成し、10月30日（金）にお送りする予定です。
つきましては、ご確認いただいた内容をまとめて伺う確認会を設けさせてください。

【候補日時】
1. 11月5日（木）14:00〜15:00
2. 11月6日（金）11:00〜12:00
3. 11月9日（月）15:00〜16:00

デザイン案をご覧いただくお時間を考え、送付から3営業日以上あけた日程にしております（11月3日（火）は文化の日のため除いております）。
公開日を予定どおり12月14日（月）とするため、確認会の後5営業日以内に
修正方針を確定できればと考えております。

ご判断に必要な方（□□部長など）にもご同席いただけますと、
その場で方針を確定でき、確認の往復を減らせます。

10月28日（水）までにお知らせいただけますと幸いです。

△△株式会社　ディレクター　山田太郎

ポイント: 確認会の日程は、相手が資料を見る時間を逆算して置きます。送った翌日に確認会を入れると、相手は準備が間に合わず、結局「持ち帰って確認します」になります。後工程の期限（ここでは公開日）を書くと、日程を早めに決める理由が伝わります。確認や素材の提出が遅れているときの連絡は、催促メールの書き方と例文で扱っています。

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【社内】会議の日程調整（例文21〜23）

社内の日程調整は、敬語より結論です。件名に所要時間を入れ、本文は候補日と目的だけにします。共有カレンダーで空き時間が見える会社なら、メールより先にカレンダーで空きを確認してから候補を出します。

例文21 社内会議の日程を調整する

件名：【日程調整】〇〇案件の提案方針すり合わせ（30分）

営業部の皆さま

お疲れさまです。山田です。

□□社向け提案の方針をすり合わせるため、30分お時間をください。
カレンダー上で皆さんの空いている枠から、候補を3つ選びました。

1. 10月6日（火）16:00〜16:30
2. 10月7日（水）11:00〜11:30
3. 10月8日（木）17:00〜17:30

都合の悪い番号があれば、10月2日（金）中に返信ください。
返信がなければ1番で招待を送ります。

議題：提案の範囲（どこまで含めるか）と見積の出し方
事前資料：共有フォルダの「□□社_提案骨子」

山田

ポイント: 社内では**「返信がなければ1番で確定」**と決め方を先に宣言すると、全員の返信を待たずに進められます。社外の相手に同じ書き方をすると押しつけに見えるので、社内だけの型です。

例文22 上司に商談への同席をお願いする

件名：【同席のお願い】□□社 提案説明（10月14日〜16日のいずれか60分）

鈴木部長

お疲れさまです。山田です。

□□社への提案説明に、先方の□□部長が出席されることになりました。
決裁者同士でお話しいただけると検討が進むと考え、部長にもご同席をお願いできないでしょうか。

先方に出す候補は次の3つを考えています。
ご都合の合う番号を教えてください。

1. 10月14日（水）14:00〜15:00
2. 10月15日（木）10:00〜11:00
3. 10月16日（金）16:00〜17:00

場所：□□社（本社・〇〇駅から徒歩5分）
部長にお願いしたいこと：冒頭の挨拶と、導入後の支援体制についての説明（5分程度）

明日（10月2日（金））の午前中に先方へ候補を送りたいので、
それまでにお返事いただけると助かります。

山田

ポイント: 上司への依頼では、**「なぜ同席が必要か」「当日何をしてほしいか」「いつまでに返事がほしいか」**を1通にまとめます。上司の予定を押さえてから顧客に候補を出すと、先方に出した候補が社内の都合で崩れる事故を防げます。

例文23 社内の日程変更を連絡する

件名：【日程変更】10月8日（木）提案方針すり合わせ → 10月9日（金）

営業部の皆さま

お疲れさまです。山田です。

10月8日（木）17:00からの提案方針すり合わせを、
10月9日（金）11:00〜11:30に変更させてください。
□□社との打ち合わせが延長になったためです。すみません。

カレンダーの招待は更新済みです。
ご都合が悪い方は、個別に連絡ください。

山田

ポイント: 社内の変更連絡は、件名だけで「何が・いつから・いつへ」変わったかが分かるようにします。本文は変更後の日時と、カレンダーを更新したかどうかで十分です。

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返信がないときの再送（例文24・25）

日程調整の返信が来ないときは、2〜3営業日待ってから、候補を再掲して1通だけ送ります。候補日が過ぎそうなら、新しい候補に差し替えます。

例文24 候補日を再掲して確認する

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

10月1日（木）にお送りした、〇〇のお打ち合わせ日程の件でご連絡いたしました。
すでにご返信いただいておりましたら、行き違いでご容赦ください。

改めて、候補は次のとおりです。

1. 10月7日（水）15:00〜15:30
2. 10月8日（木）11:00〜11:30
3. 10月9日（金）13:00〜13:30

番号をお知らせいただくだけで結構です。
お忙しいようでしたら、日を改めてご連絡いたしますので、その旨お知らせください。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 再送は**元のメールへの返信（Re:）**で送り、候補を本文に書き直します。「以前のメールをご確認ください」と相手に探させない書き方にします。「行き違いでご容赦ください」の一文は、相手がすでに返信している可能性への配慮です。

例文25 候補が過ぎたので、新しい候補で送り直す

件名：〇〇お打ち合わせ日程の再度のご相談（△△株式会社・山田）

株式会社□□
□□様

お世話になっております。△△株式会社の山田です。

先日ご提案した候補日が過ぎてしまいましたので、改めて日程をご相談させてください。

1. 10月20日（火）10:00〜10:30
2. 10月21日（水）16:00〜16:30
3. 10月23日（金）11:00〜11:30

もし現時点でご検討の優先度が下がっているようでしたら、
「今回は見送り」とだけお返事いただければ、こちらからのご連絡は控えます。
来期以降に改めてご相談できれば幸いです。

よろしくお願いいたします。

△△株式会社　営業部　山田太郎

ポイント: 2回目の再送では、「見送り」と返しやすい選択肢を示します。返信が来ない理由が「断りづらい」ことの場合、この一文で状態がはっきりします。3回目以降は同じ文面を重ねず、電話に切り替えるか、期間をあけます。返信が来ない相手へのフォロー全体の設計は、お礼メール記事の「返信が来ないとき」と催促メールの書き方で詳しく扱っています。

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やりがちなNG例と改善形

日程調整メールのNGは、ほとんどが**「相手に考えさせる」「相手に探させる」**のどちらかです。

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日程調整ツールを使うときのマナー

日程調整ツール（空き枠を表示して相手に選んでもらうサービス）は、往復を減らす強力な手段ですが、相手に「予約作業」を渡すことでもあります。次の6点を守ると失礼になりません。

1. URLだけを送らない。何の打ち合わせか、所要時間、形式、当日話すことを本文に書きます（例文5）
2. 目上の相手・初めての相手には、本文にも候補を書く。ツールは「その他の枠を選びたい場合」の補助にします（例文6）
3. 表示する枠を絞る。3か月先まで全部表示すると「いつでも空いている」ように見え、相手も選びにくくなります。1〜2週間分で十分です
4. 所要時間の選択肢を用件に合わせる。30分で済む話に60分枠しか用意しないのは、相手の時間を余計に取ることになります
5. URLを開けない場合の逃げ道を書く。会社のセキュリティ設定で外部サービスが開けない相手もいます。「このメールにご返信いただければ別の日時をご提案します」と一行添えます
6. 相手からツールのURLが届いたら、予約後に一言返す。予約だけで終わらせず、当日聞きたいことを添えると準備の材料になります（例文10）

ツールの使い方は、相手の立場で考えると判断がつきます。相手が「選ぶだけ」で済むならツールは親切、「自分で探す」作業が増えるなら不親切です。

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返信を早くもらう5つの工夫

日程調整の返信が遅れるのは、多くの場合相手がその場で返せる情報が足りないためです。ビジネスメール実態調査2026では、メールの返信が遅れる最大の理由は「内容の精査や情報の収集に時間がかかる」（46.83%）でした。同じ調査で、6割を超える人が「1日（24時間）以内に返信が届かないと遅いと感じる」と答えています。相手が調べなくても返せる形にすることが、そのまま返信の速さになります。

1. 番号で返せる形にする。「2番でお願いします」の一行で済めば、移動中にスマートフォンからでも返信できます
2. 相手が確認することを先回りして書く。所要時間・形式・場所・同席者・当日の中身。相手が社内に確認しに行く項目を減らします
3. 返信期限に理由を添える。「会議室を確保するため」「資料を準備するため」と書くと、期限が押しつけに見えません
4. 全部合わない場合の返し方を書いておく。「いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください」があると、全部合わない相手も返信しやすくなります
5. できれば会って（話して）いる場で次の日程を決める。メールでの調整は、その場で決められなかったときの手段です。商談や定例の最後の5分で次回を決めるのが、いちばん往復の少ない日程調整です

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日程が決まった後にすること

日程が確定したら、確定連絡 → カレンダー招待 → 前日リマインドの3つを送れば、当日の行き違いはほぼ防げます。

• 確定連絡（例文8）：日時・形式・URLまたは住所・参加者・当日の中身を1通に
• カレンダー招待：件名は確定連絡と同じにし、URLと議題を説明欄に入れる
• 前日リマインド（例文14）：確定連絡を探さなくても参加できる1通に

打ち合わせのあとは、決まったことと次の日程を議事録に残します。書き方は議事録の書き方で扱っています。

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受託案件・商談で、日程の連絡が散らばる問題

受託案件や長い商談では、日程調整のメールが確定・変更・振替・確認会と何十通も積み重なり、「最新の日程はどれか」「URLはどのメールか」が分からなくなりがちです。担当者が交代したときに、経緯を追えなくなることもあります。

Terasu は、顧客ごと・案件ごとの「ルーム」に、顧客とのやり取りを集約するツールです。日程調整そのものを自動化する機能ではありませんが、日程が決まった後のやり取りを一か所にまとめる用途で使えます。

• ルーム内のスレッド形式のメッセージで、顧客と同じ場所でやり取りでき、あとから誰でも経緯を追えます。スレッドごとに「社内のみ」「顧客含む」を選べるので、社内の段取りの相談と顧客への連絡を分けられます
• 共同タスク管理で、自社と顧客のタスクを1つのボードで管理できます。「確認会までにデザイン案を見ておく」「素材を送る」といった、打ち合わせの前後に発生する宿題を、誰の担当か・いつまでかが見える形で共有できます
• 無料プラン（ルーム3つまで・2名まで）と14日間の無料トライアルがあります

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よくある質問（FAQ）

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まとめ — 送る前のチェックリスト

日程調整メールは、相手が一行で返せるかで決まります。送る前に次の項目を確認してください。

• 件名に「何の打ち合わせか」「日程のご相談／確定／変更」「差出人」が入っているか
• 目的（何を決める場か）を1行書いたか
• 候補日を3〜5つ、番号つきで出したか
• 候補は2営業日後〜2週間以内で、曜日・時間帯が散っているか
• 「10月6日（火）14:00〜15:00」の形で、曜日をカレンダーで確認したか。祝日が入っていないか
• 所要時間・形式（対面／オンラインとツール名）・場所を書いたか
• 返信期限を書いたか
• 候補がすべて合わない場合の返し方を書いたか
• 会議URLは候補の段階ではなく、確定連絡で送る段取りになっているか
• 日程調整ツールを使う場合、URLだけでなく用件・所要時間・形式を本文に書いたか
• 出した候補の枠を、返信が来るまで押さえてあるか