請求書送付メールの例文と件名｜送る側9本・受け取る側5本とインボイス・電帳法の注意点

この記事のポイント（TL;DR）

• 件名は「請求書」「対象の月や案件名」「自社名」の3つを入れます。経理の担当者が受信一覧で見つけられ、あとから検索でも探せる件名にします。件名の型は表にまとめています。
• 請求書はPDFで添付し、ファイル名に日付・取引先・金額を入れておくと、相手が保存しやすくなります。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」には、請求書データのファイル名を「20210131_㈱霞商店_110000」とする例が載っています。
• 送った請求書に誤りがあったら、口頭やメール本文で訂正するのではなく、訂正した請求書を送り直します。国税庁のインボイス制度のQ&Aは、交付した適格請求書に誤りがあったとき、売手は修正した適格請求書を交付しなければならないとしています。
• メールで受け取った請求書は、添付ファイルをデータのまま保存します。法人税・所得税では、紙に印刷して保存する方法は認められていません。
• 例文は、送る側9本（毎月・初回・原本の郵送つき・郵送の案内・検収後・着手金と分割・訂正版・添付漏れのお詫び・郵送からメールへの切り替え）と、受け取る側5本（受領・誤りの連絡・再発行の依頼・届いていないとき・送付先の変更）を載せています。

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状況別の早見表｜どの例文を使うか

急いでいる方は、当てはまる行から例文に移ってください。

支払期日を過ぎても入金がないときの連絡は、送付ではなく催促の文面になります。催促メールの書き方と例文の「入金の確認」を使ってください。

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請求書送付メールの基本｜件名・本文・添付ファイル

請求書送付メールは、件名で「請求書のメールだ」と分かり、本文で要点が確かめられ、添付ファイルをそのまま保存できれば役目を果たします。凝った文面は要りません。

件名は「請求書」「対象の月や案件名」「自社名」の3つで作る

請求書のメールは、相手の経理担当者が月末から月初にまとめて処理することが多く、ほかの取引先の請求書と並んで届きます。件名には次の3つを入れます。

1. 請求書であること：「請求書」の語を先頭近くに置く
2. 何の請求か：対象の月（「10月分」）か案件名（「コーポレートサイト制作」）
3. 誰からか：自社名。個人で仕事を受けているなら氏名

【】は1つだけにします。【至急】【重要】のように自分から急ぎを付けるのは避けます。請求書のメールは、相手にとって急ぎかどうかを決めるのは支払期日であって、件名の記号ではないからです。

避けたい件名は次のとおりです。

• 「請求書」だけ：どの取引先の、いつの分かが分からない
• 「ご連絡」「お世話になっております」：請求書のメールだと分からず、後回しにされる
• 「【至急】ご入金のお願い」：送付の時点で入金を急かすと、催促と受け取られる
• 「請求書_最終版」：版の名前は、相手には意味がない

本文に入れる6つの要素

本文には次の6つを書きます。請求書の中身をすべて書き写す必要はなく、相手が添付を開く前に「何の請求で、いくらで、いつまでか」が分かれば十分です。

振込先は請求書に書いてあれば本文では省いてかまいません。ただし振込先を変えたときは、本文にも「振込先が変わりました」と1行入れます。請求書の小さな変更は、本文に書かないと見落とされます。

なお、振込先の変更をメールだけで知らせるのは避けます。取引先を装って振込先の変更を伝え、別の口座に振り込ませる詐欺メールがあるためです。送る側は電話など別の手段でも変更を伝え、受け取る側は、メールで振込先の変更を知らされたら、すでに登録している電話番号などの連絡先で本人に確かめてから支払先を変えます。

「ご査収ください」は、送った物の内容を確かめたうえで受け取ってほしいときの表現で、金額の照合が必要な請求書の送付に合っています。資料送付で使う「ご確認ください」「ご一読ください」との使い分けは、資料送付メールの例文と件名の型で整理しています。

添付はPDFにして、ファイル名に日付・取引先・金額を入れる

請求書は、ExcelやWordのまま送らずPDFにして添付します。編集できる形式のままだと、相手の環境でレイアウトが崩れたり、誤って金額が書き換えられたりするからです。

ファイル名は、相手が受け取ったあとの保存を考えて付けます。メールで受け取った請求書は、相手の会社でデータのまま保存され、原則として日付・金額・取引先で探せる状態にしておく必要があります（詳しくは電子帳簿保存法の章で説明します）。国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問50は、「2021 年（令和３年）１月 31 日付の株式会社霞商店からの 110,000 円の請求書データの場合 ⇒ 「20210131_㈱霞商店_110000」」というファイル名の付け方を例に挙げています。

送る側が最初からこの形でファイル名を付けておけば、相手はファイル名を付け直さずに保存できます。

• よい例：20261030_株式会社〇〇_330000.pdf
• 避けたい例：請求書.pdf、invoice_final(2).pdf、10月分.pdf

日付は請求書の発行日か取引日のどちらかに決めて、毎月そろえます。

請求書のPDFにパスワードをかけ、そのパスワードを別のメールで送る方法（いわゆるPPAP）は、同じ経路で送る限り安全性が上がらないとして見直しが進んでいます。代わりの手段や、取引先からパスワード付きで求められたときの対応はPPAPメールとはにまとめています。

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【送る側】請求書送付メールの例文9本

以下の例文は、Webサイト制作などの受託案件を例にしています。社名・日付・金額・番号はすべて架空のものです。置き換えて使ってください。

毎月の請求書を送る

毎月の請求は、文面を毎回変えるより、同じ形で送るほうが相手は処理しやすくなります。月と金額と期日だけを差し替えます。

件名：【請求書】2026年10月分のご請求について（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

2026年10月分のご請求書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

・ご請求金額：330,000円（税込）
・お支払期日：2026年11月30日（月）
・請求書番号：2026-1030-01
・添付ファイル：20261030_株式会社〇〇_330000.pdf

内容についてご不明な点がございましたら、
□□までお気軽にお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

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株式会社△△ □□
TEL：00-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
――――――――――――

金額・期日・請求書番号を本文に書いておくと、相手は添付を開かなくても、社内の支払予定と照らし合わせられます。

初めて請求書を送る

取引を始めて最初の請求では、送り方の確認と、自社の登録番号（インボイス制度の適格請求書発行事業者の番号）を本文でも伝えておくと、相手の経理が取引先として登録するときに手間が減ります。

件名：【請求書送付のご案内】2026年10月分（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 ご担当者様

はじめてご連絡いたします。
株式会社△△の□□と申します。
貴社 事業企画部の〇〇様より、コーポレートサイト制作のご依頼をいただいております。

このたび、2026年10月分のご請求書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

・ご請求金額：330,000円（税込）
・お支払期日：2026年11月30日（月）
・弊社の登録番号：T1234567890123
・添付ファイル：20261030_株式会社〇〇_330000.pdf

今後の請求書も、このメールアドレスからPDFでお送りする予定です。
送付先のご担当者や、郵送での原本が必要かどうかについて
ご指定がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。

登録番号は、法人なら「T」と法人番号13桁を組み合わせた番号です（国税庁のインボイス制度Q&A問18は、法人番号を有する課税事業者の登録番号を「「Ｔ」（ローマ字）＋法人番号（数字 13 桁）」としています）。例文の番号は架空です。

メールで送り、原本も郵送する

取引先によっては、社内の決裁で紙の原本を求められることがあります。メールで先に送り、原本も郵送したことを書いておけば、二重に支払われる心配や、どちらが正なのかという問い合わせを防げます。

件名：【請求書】2026年10月分の送付と原本郵送のご案内（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

2026年10月分のご請求書を、PDFにて添付いたします。
あわせて、原本を本日（10月30日）郵送いたしました。
11月4日（水）ごろに到着する見込みです。

添付のPDFと郵送の原本は同じ内容のものです。
お手数ですが、どちらか一方でお手続きいただけますと幸いです。

・ご請求金額：330,000円（税込）
・お支払期日：2026年11月30日（月）
・請求書番号：2026-1030-01

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

「同じ内容のもの」と書いておくのが、この例文の要です。PDFと原本の両方が届くと、受け取る側は別の請求だと勘違いすることがあります。

郵送した請求書の到着を案内する

請求書は郵送だけにして、メールでは発送したことだけを知らせる形です。郵便は届くまでの日数が読みにくいので、発送日と請求書番号を伝えておきます。

件名：【ご案内】2026年10月分請求書を郵送いたしました（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

2026年10月分のご請求書を、本日（10月30日）郵送いたしました。
11月4日（水）ごろに到着する見込みです。

・請求書番号：2026-1030-01
・ご請求金額：330,000円（税込）
・お支払期日：2026年11月30日（月）

11月6日（金）を過ぎても届いていない場合は、
お手数ですが□□までご連絡ください。
PDFでもすぐにお送りいたします。

よろしくお願いいたします。

郵送の場合は、「届いていなければいつまでに連絡がほしいか」を書いておくと、紛失に早く気づけます。郵送するときの注意は、後半の信書の章で説明します。

検収後に請求書を送る

受託・制作の仕事では、納品物を顧客が確かめて受け入れる検収（けんしゅう）が終わってから請求することがよくあります。検収がいつ終わったかを本文に書いておくと、相手の社内で「検収済みの案件か」を確かめる手間が省けます。

件名：【請求書】コーポレートサイト制作のご請求について（株式会社△△）

株式会社〇〇
事業企画部 〇〇様
（cc：経理部 〇〇様）

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

10月28日（水）に検収完了のご連絡をいただき、ありがとうございました。
つきましては、コーポレートサイト制作のご請求書をお送りいたします。

・ご請求金額：1,650,000円（税込）
・内訳：残金（制作費の50%）
・お支払期日：2026年11月30日（月）
・請求書番号：2026-1030-02
・添付ファイル：20261030_株式会社〇〇_1650000.pdf

経理ご担当の〇〇様にもccでお送りしております。
社内でのお手続きに必要な書類がございましたら、お知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

案件の窓口の担当者と経理の担当者が別の人のときは、案件の担当者を宛先に、経理をccに入れる形が使いやすいです。窓口の担当者は内容を、経理は金額と期日を確かめます。検収の流れや検収書の項目は検収とはで詳しく扱っています。

着手金・分割の請求書を送る

制作期間が長い案件では、着手金・中間金・残金のように分けて請求することがあります。何回目の請求で、全体のうちどこまでかを書いておかないと、相手は金額だけを見て「見積もりと違う」と戸惑います。

件名：【請求書】コーポレートサイト制作 着手金のご請求について（株式会社△△）

株式会社〇〇
事業企画部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

先日はご発注をいただき、ありがとうございました。
お見積りの際にご案内したお支払い条件に沿って、
着手金のご請求書をお送りいたします。

・今回のご請求：着手金（制作費の50%）1,650,000円（税込）
・制作費の総額：3,300,000円（税込）
・残金のご請求：検収完了後にお送りいたします
・お支払期日：2026年8月31日（月）
・請求書番号：2026-0731-01

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

「総額」と「残りをいつ請求するか」を1行ずつ足すだけで、分割の請求は誤解されにくくなります。支払い条件は、見積書や注文請書の段階で決めておくのが前提です。見積書に何を書くかは見積書テンプレート、受注時に引き受けた条件を残す書類は注文請書とはで解説しています。

訂正した請求書を送り直す

送った請求書の金額・税率・日付・宛名などに誤りがあったときは、メール本文で「正しくは〇〇円です」と伝えるだけで済ませず、訂正した請求書を送り直します。国税庁のインボイス制度Q&A問32は、売手である適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書（電磁的記録により提供を行った場合も含みます）の「記載事項に誤りがあったときは、買手である課税事業者に対して、修正した適格請求書、適格簡易請求書又は適格返還請求書を交付しなければなりません（消法57の４④⑤）」としています。

同じQ&Aの問33は、修正した請求書の渡し方の例として、「誤りがあった事項を修正し、改めて記載事項の全てを記載したものを交付する方法」と「当初に交付したものとの関連性を明らかにし、修正した事項を明示したものを交付する方法」を挙げています。メールでは、どの請求書の、どこを直したのかを本文に書きます。

件名：【訂正】2026年10月分請求書の再送について（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

10月30日にお送りした2026年10月分のご請求書（請求書番号：2026-1030-01）に
誤りがございました。大変申し訳ございません。

・誤り：ご請求金額 330,000円（税込）
・正しい金額：297,000円（税込）
・理由：10月の作業時間の集計に誤りがありました

訂正した請求書（請求書番号：2026-1030-01-R1）を添付いたします。
お手数ですが、お支払いのお手続きは、先にお送りした請求書ではなく
こちらの訂正版でお進めいただけますでしょうか。
すでにお手続きを進めていらっしゃる場合は、ご一報いただけますと幸いです。

今後は送付前の確認を徹底いたします。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

訂正版には新しい番号（または「訂正」「R1」などの枝番）を付け、件名と本文で元の請求書番号を示します。番号が同じままだと、相手の保存データの中でどちらが正しいのか分からなくなります。

なお、送った側は、元の請求書の写しと修正した請求書の写しの両方を保存します。問33は「当初交付した適格請求書の写し及び修正した適格請求書等（①又は②）の写しの保存が必要です」としています。誤りに気づいても、元の請求書の控えは消さずに残します。相手にも「破棄してください」ではなく「訂正版でお手続きください」とお願いするのは、受け取った請求書のデータも相手の会社で保存の対象になるからです（電子帳簿保存法の章）。

添付漏れ・誤送付のお詫びと再送

添付を忘れた、別の月や別の取引先の請求書を添付してしまった、というミスは、気づいた時点ですぐに送り直します。お詫びは1〜2行にとどめ、言い訳を書き足さないほうが読みやすくなります。

添付を忘れたとき：

件名：【再送】2026年10月分請求書（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

先ほどお送りしたメールに、請求書を添付しておりませんでした。
失礼いたしました。改めて添付いたします。

・添付ファイル：20261030_株式会社〇〇_330000.pdf

お手数をおかけしますが、ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

別の取引先の請求書を送ってしまったとき：

件名：【お詫び】先ほどお送りした請求書の誤送付について（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

本日14時ごろにお送りしたメールに、貴社宛てではない請求書を
誤って添付しておりました。大変申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、先ほどのメールと添付ファイルを
削除していただけますでしょうか。
貴社宛ての正しい請求書を、本メールに添付いたします。

・添付ファイル：20261030_株式会社〇〇_330000.pdf

今後は送付前の確認を徹底いたします。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

別の取引先の請求書には、その取引先の社名や金額が書かれています。誤送付は、相手へのお詫びだけでなく、本来の宛先の取引先の情報を外に出したことにもなります。社内の決まりに沿って上長に報告し、必要なら本来の宛先の取引先にも事情を伝えます。資料全般の添付漏れのお詫びの書き方は、資料送付メールの例文と件名の型にもあります。

郵送からメールでの送付に切り替える

紙の郵送をやめてPDFのメール送付に変えるときは、いきなり切り替えず、いつの分から変わるのかと、紙が必要な場合の連絡先を先に伝えます。

件名：【ご案内】請求書の送付方法変更のお願い（株式会社△△）

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

弊社では、2026年11月分のご請求から、請求書の送付を
郵送からPDFのメール送付に切り替えたいと考えております。

・切り替える時期：2026年11月分（12月初旬に送付）から
・送付元のアドレス：xxxx@example.com
・ファイル形式：PDF

貴社のご事情で紙の原本が必要な場合は、
11月20日（金）までにお知らせいただけますでしょうか。
引き続き郵送でお送りいたします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

メールで受け取る請求書は、相手の会社でデータのまま保存する対象になります。切り替えを相手に任せるのではなく、相手の経理の運用に合うかを聞く形にしておくと、受け入れてもらいやすくなります。

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【受け取る側】請求書を受け取ったときの例文5本

請求書を受け取った側にも、返信が必要な場面があります。特に、記載に誤りがあったときは、受け取った側が自分で直すのではなく、送った側に直してもらうのが原則です。

請求書を受け取ったことを伝える

請求書の受領の返信は、必須ではありません。ただ、初めての取引や、受け取ったかどうかを送り手が気にしている場合は、短く返しておくと相手が安心します。

件名：Re: 【請求書】2026年10月分のご請求について（株式会社△△）

株式会社△△
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

2026年10月分のご請求書（請求書番号：2026-1030-01）を受領いたしました。
お送りいただき、ありがとうございます。

社内で内容を確認のうえ、お支払期日の11月30日までに
お振込みの手続きを進めてまいります。

引き続きよろしくお願いいたします。

「受領しました」だけでなく、どの請求書か（番号）と、いつまでに支払う予定かを1行添えると、送り手は入金の予定が立てられます。

記載に誤りがあったことを伝える

金額・宛名・登録番号などに誤りを見つけたら、どこが・どう違うかを具体的に伝え、訂正した請求書を送ってもらいます。受け取った側が自分で請求書を書き直すことは、原則としてできません。国税庁のインボイス制度Q&A問92は、記載事項に誤りがある適格請求書を受け取った買手は、売手に修正した適格請求書の交付を求め、その交付を受けて保存する必要があり、「（原則として、自ら追記や修正を行うことはできません。）」としています。

件名：Re: 【請求書】2026年10月分のご請求について（株式会社△△）

株式会社△△
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

2026年10月分のご請求書（請求書番号：2026-1030-01）をお送りいただき、
ありがとうございます。
内容を確認したところ、以下の点が発注書と異なっておりました。

・ご請求金額：330,000円（税込）
・発注書の金額：297,000円（税込）（発注書番号：PO-2026-0915）

お手数ですが、ご確認のうえ、訂正した請求書をお送りいただけますでしょうか。
こちらの確認不足でしたら、ご指摘いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

「こちらの確認不足でしたら」と添えると、相手を責める調子になりません。なお問92は、「買手において適格請求書の記載事項の誤りを修正した仕入明細書等を作成し、売手である適格請求書発行事業者の確認を受けた上で、その仕入明細書等を保存することもできます」としています。どちらで対応するかは、自社の経理のやり方に合わせます。

再発行を依頼する

受け取った請求書をなくした、社内で別の部署に回したまま見つからない、というときは、紛失した事情を短く伝えて再発行を頼みます。

件名：請求書再発行のお願い（2026年10月分／株式会社〇〇）

株式会社△△
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

先日お送りいただいた2026年10月分のご請求書（請求書番号：2026-1030-01）を、
社内での受け渡しの際に紛失してしまいました。
大変お手数をおかけしますが、再度お送りいただけますでしょうか。

PDFでお送りいただければ、紙の原本は不要です。
こちらの不手際でご面倒をおかけし、申し訳ございません。

よろしくお願いいたします。

紙で受け取った請求書の再発行を頼むときは、PDFでよいのか、原本が必要なのかを書いておくと、相手が迷いません。送った側は、同じ請求書番号のまま再送するか「再発行」と明記するかを、自社の決まりに合わせて選びます。

請求書が届いていないことを伝える

支払いの締めが近いのに、届くはずの請求書が届いていないときに送ります。迷惑メールに振り分けられていることもあるので、こちらの受信状況も一言添えます。

件名：2026年10月分ご請求書の送付状況について（株式会社〇〇）

株式会社△△
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

2026年10月分のご請求書について、現時点で弊社では受け取りを確認できておりません。
迷惑メールのフォルダも確認いたしましたが、見当たりませんでした。

弊社では、11月10日（火）までに届いたご請求書を
当月末のお支払いに回しております。
お手数ですが、送付状況をご確認いただけますでしょうか。

すでにお送りいただいている場合は、行き違いとなり申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

自社の締め日（いつまでに届けば当月の支払いに回せるか）を書くのがこの例文の要点です。送り手はそれを見て、急ぐべきかどうかが分かります。

宛名・送付先の変更を伝える

担当者の異動や組織変更で、請求書の宛名や送り先が変わるときに送ります。いつ届く分から変えてほしいかを書きます。

件名：請求書の宛名・送付先変更のお願い（株式会社〇〇）

株式会社△△
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 経理部の〇〇です。

組織変更に伴い、2026年11月分のご請求書から、
宛名と送付先を以下に変更していただけますでしょうか。

・変更前：株式会社〇〇 経理部 〇〇
・変更後：株式会社〇〇 財務経理部 〇〇
・送付先のアドレス：keiri@example.co.jp

10月分までのご請求書は、これまでどおりのお送り先で差し支えございません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

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インボイス制度で、請求書メールに関わること

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、請求書の書き方と保存のしかたに関わる制度です。メールで請求書を送ること自体は問題ありません。ここでは、メールの文面や送り方に関わる点に絞って整理します。

メールで送ったPDFも、適格請求書になる

適格請求書は、紙で渡す代わりに電子データで渡すこともできます。国税庁のインボイス制度Q&A問31は、適格請求書発行事業者は交付に代えて「適格請求書に係る電磁的記録を提供することができます（消法57の４①⑤）」とし、提供方法の例に「② 電子メールによる電子データの提供」を挙げています。

その場合も、同じQ&Aの問64のとおり、送るデータは「適格請求書の記載事項と同じ内容の記録である必要があります」。

適格請求書に書く6つの事項

国税庁のインボイス制度の概要のページは、適格請求書の記載事項を次の6つとしています。

左の列は国税庁のページの表記のとおりです。制作やコンサルの請求は10%の項目だけになることが多いですが、その場合も税率と消費税額を書きます。

同じページには、売手は買手（取引相手である課税事業者）から求められたときにインボイスを交付しなければならないこと、「交付したインボイスの写しは、保存しておく必要があります」ということも書かれています。

誤りは「修正した請求書」で直し、元の写しも残す

送る側の例文の訂正した請求書を送り直すで見たとおり、送った適格請求書に誤りがあれば、売手は修正した適格請求書を交付しなければなりません（Q&A問32）。受け取った側は原則として自分で直せず、売手に修正を求めます（問92）。買手が誤りを直した仕入明細書を作り、売手の確認を受ける方法もあります（問32・92）。

メールでのやり取りに置き換えると、次のようになります。

• 送った側：誤りに気づいたら、訂正した請求書のPDFを送り直す。本文に元の請求書番号と直した箇所を書く。元の請求書と訂正した請求書の両方の控えを残す
• 受け取った側：自分で書き換えず、どこが違うかを伝えて訂正版を送ってもらう

控えは7年間保存する

送った請求書の控え（写し）や、メールで送ったデータは保存しておく必要があります。Q&A問79は、その保存期間を「交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から７年間」としています。

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電子帳簿保存法｜メールで送った・受け取った請求書の保存

請求書をメールでやり取りすると、送った側も受け取った側も、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたります。メールで受け取った請求書は、印刷して紙で保管すれば済むわけではありません。

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保存するのは添付ファイル。メール本文は取引の情報があるときだけ

国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】の問4は、電子メールによる取引情報のやり取りは「添付ファイルによる場合を含みます」として電子取引に該当するとしています。問6は、「電子メールの添付ファイルにより授受された取引情報（領収書等）については当該添付ファイルのみを保存しておけばよい」としています。

つまり、請求書をPDFで添付して送った・受け取った場合は、そのPDFを保存します。メールの本文に金額や取引内容を書いた場合は、そのメールも保存の対象になります（問6は「電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを保存する必要があります」としています）。本文に「ご請求金額：330,000円」と書くこと自体は問題ありませんが、請求書と本文で金額が食い違わないようにします。

法人税・所得税では、紙に印刷した保存は認められない

同じ一問一答の問29は、所得税・法人税について、令和4年1月1日以後に行う電子取引の電子データを「書面やマイクロフィルム（以下「書面等」といいます。）に出力して保存する措置が廃止されました」と説明しています。

一方で、消費税（インボイス）については、電子データを「書面に出力することにより保存することも認められています」としています。消費税の扱いだけを見て「印刷すればよい」と考えると、法人税・所得税の保存を満たせません。両方を満たすには、PDFを消さずにデータのまま保存しておきます。

なお、要件どおりにデータを保存したうえで、経理の作業のために印刷したものを一緒に綴じておくことは「問題ありません」とされています（問31）。

データのまま保存するときに必要なこと

一問一答の問30は、電子的に受け取ったり送付したりした請求書は「データのまま保存しなければならない」とし、次のいずれかを満たす必要があるとしています。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受領する
2. 速やかに（または業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
3. 訂正・削除をすると記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムで授受・保存する
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付け、運用する

あわせて、検索できる状態で保存することと、ディスプレイ等の備え付けも必要です。専用のシステムがなくても、4つ目の事務処理規程で対応できます。

検索できる状態にする方法として、問50は、表計算ソフトで日付・金額・取引先の一覧表を作る方法を挙げています。もう一つは、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、「当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく」方法です。冒頭で紹介した「20210131_㈱霞商店_110000」は、このファイル名の例です。

また問48の解説は、ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、「判定期間に係る基準期間における売上高が5,000万円以下の事業者」などは「全ての検索機能の確保の要件が不要」になるとしています。

準備が間に合わないときの猶予措置

保存のルールに沿って保存できなかったことについて所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ、税務調査などの際に電子データとそれを出力した書面の提示・提出に応じられるようにしている場合は、要件にかかわらず電子データを保存できるとされています（問29）。ただし問29は、この場合も「その電子データの保存に代えてその電子データを出力することにより作成した書面による保存をすることは認められませんのでご注意ください」としています。猶予措置を使う場合でも、データそのものは消さずに残します。

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郵送するときは、請求書が「信書」であることに注意

総務省の信書のガイドラインは、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と説明し、信書に該当する文書の例に「請求書の類」を挙げています（類例として納品書、領収書、見積書なども並んでいます）。

信書を運べる事業者は限られています。総務省の信書の送達についてのお願いは、郵便法で日本郵便株式会社に郵便サービスの提供を義務づけていることに続けて、「手紙やはがきなどの「信書」は、総務大臣の許可を受けた信書便事業者に限って、その送達が認められております」としています。請求書を紙で送るときは郵便か信書便を使い、宅配便やメール便など郵便・信書便ではないサービスで請求書を送らないようにします。

一方、信書のガイドラインは「文書」の説明で「（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません。）」としています。PDFをメールで送ることは、信書の送達にはあたりません。

郵送するときの添え状（送付状）の書き方は、資料送付メールの例文と件名の型の郵送の章で扱っています。

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受託・制作の請求タイミングと、メールに書くこと

受託・制作・コンサルの仕事では、物を納めた日にすぐ請求するとは限りません。請求のタイミングごとに、メール本文に足しておくと誤解されにくい項目を整理します。

請求書発行サービスを使い、PDFを添付する代わりに請求書を見られるURLを送る場合もあります。そのときは本文に、URLから何の請求書が見られるか（対象の月・請求書番号・金額）と、閲覧やダウンロードにログインが要るか、URLに有効期限があるかを書きます。相手の経理は請求書のデータを保存する必要があるので、期限が切れる前にダウンロードしてほしい旨も1行添えておきます。

特に気をつけたいのが、最後の行の追加作業の請求です。打ち合わせで口頭で頼まれた作業を、記録を残さないまま請求すると、相手の社内では「発注していない費用」に見えます。請求書を送る前に、了承を得たメールや議事録を本文で示せるようにしておきます。どこまでが当初の範囲だったかの線引きは、受注時の取り決めで決まります。

検収そのものが止まっていて請求できない、という状態は請求メールでは解決しません。検収が止まる理由と対応は検収とはで、検収の確認が返ってこないときの文面は催促メールの書き方と例文で扱っています。

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請求書送付メールでよくあるミス

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送信前チェックリスト

請求書のメールを送る前に、次の項目を確かめます。

• 件名に「請求書」と、対象の月や案件名、自社名が入っているか
• 宛名が正式な社名・部署名か。経理の担当者が宛先かccに入っているか
• 本文の金額・支払期日・請求書番号が、添付の請求書と一致しているか
• 添付ファイルは正しい取引先・正しい月のPDFか。開いて確かめたか
• ファイル名に日付・取引先・金額が入っているか
• 請求書に登録番号、税率ごとの合計額と消費税額が書かれているか
• 分割請求なら、総額と残りの請求時期を書いたか
• 訂正版なら、元の請求書番号と直した箇所を書いたか
• 送った請求書のPDFを、自社でも消さずに保存したか（本文に金額などを書いたときは、そのメールも保存の対象）

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よくある質問（FAQ）

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まとめ

1. 件名は3点で作る：「請求書」の語、対象の月や案件名、自社名を入れ、【至急】は付けません
2. 本文は要点だけ：請求金額・支払期日・請求書番号・添付ファイル名を書き、詳細は請求書に任せます
3. 添付はPDFで、相手が保存しやすい名前に：ファイル名に日付・取引先・金額を入れます
4. 誤りは訂正版で直す：本文の訂正だけで済ませず、修正した請求書を送り、元の番号と直した箇所を示します。受け取った側は自分で直さず、訂正版を求めます
5. メールの請求書はデータのまま保存する：法人税・所得税では印刷しての保存は認められていません。送った側も受け取った側も、PDFを消さずに残します

次に請求書を送るときは、まず添付するPDFのファイル名を「日付_取引先_金額」に付け直すところから始めてみてください。

本記事の情報について: インボイス制度の記載事項は国税庁「インボイス制度の概要」のページ、修正した適格請求書・電子データでの提供・保存期間は国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ」（令和８年５月改訂）、電子取引データの保存は国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和８年７月）、信書の定義と送達できる事業者は総務省「信書のガイドライン」と「信書の送達についてのお願い」で、2026年10月24日に確認しています。メールの例文は Terasu 編集部が作成したひな形で、社名・番号・金額は実在の企業や取引のものではありません。個別の取引の税務上の扱いは、税務署や税理士に確認してください。

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請求書を送る前の段階、つまり検収や追加作業の了承がどこまで済んでいるかが顧客と共有できていれば、請求のメールで説明することは少なくなります。顧客と同じものを見ながら仕事を進める考え方は、クライアントワークとはで整理しています。