外部情報をAIエージェントに投入する

AIエージェントは、Room内のページやタスクだけでなく、文字起こし、メモ、メール、チャット、PDF、PPTX、動画ファイルなどをSmart Intakeとして取り込み、後から検索・分析・提案に使えます。

何に使えるか

営業担当者が情報を雑に投入しておくと、AIが以下に活用します。

• 商談状況の回答や分析
• タスク、Page、資料、チャット文面、ステークホルダー更新の提案
• フェーズ完了条件の不足確認
• 顧客依頼や営業コミットの抽出
• 後からの検索や根拠確認

Roomから情報を追加する

Roomホームの「投入情報」から、メモや文字起こしを追加できます。

投入情報がまだないRoomでは「議事録、メモ、文字起こしを追加するとAIが検索・分析に使えます」と表示されます。

AIサイドバーから添付する

Room右下のAI Agentサイドバーにも、テキストやファイルを添付できます。

投入情報の一覧

Roomホームの「投入情報」には、最近の投入情報が表示されます。

各項目を開くと、抽出テキスト、AIの提案、反映プレビューを確認できます。

失敗時の再試行

投入情報の詳細が読み込めない、または整理に失敗した場合は「再試行」または「整理を再試行」をクリックします。原本は保存されているため、後から再整理できます。

AIの提案を承認する

投入情報から、AIは以下のような提案を作ります。

複数候補が出た場合は、必要な項目だけチェックして承認できます。

自動で行われること

以下は安全な内部処理として自動実行されます。

• 原本ファイルの保存
• テキスト抽出
• 検索インデックス登録
• 内部要約の保存
• AI解析結果の下書き作成

承認が必要なこと

以下はRoomの内容や顧客向け表示に影響するため、承認してから実行します。

• Page作成・Page追記
• Task作成
• Stakeholder更新
• 顧客向けメッセージ送信
• 顧客に見える資料やPageの公開
• 商談フェーズやCRMに影響する更新

会議文字起こしの扱い

音声・動画ファイルだけから話者を正確に分離することは難しいため、基本はMeetやZoom側の文字起こしを使います。

推奨:

• Google Meetの文字起こしを有効化する
• Zoomのクラウド録画・文字起こしを有効化する
• 会議botまたはAPI経由で文字起こしとmetadataを取り込む
• 話者情報が必要な場合は、会議ツール側の話者情報を残す
• 音声・動画ファイルだけを投入した場合も原本は保存し、後から再整理する

今後の外部連携

外部連携の入口として、以下の取り込み元を想定しています。

1. Gmail
2. Google Meet
3. Zoom
4. Chrome拡張
5. Slack / Teams

原本保存について

PDF、PPTX、録画、文字起こし、メール添付などの原本は、後から根拠を確認するために保存します。削除や保管期限は、ワークスペースの保持ポリシーに従って管理します。

MCPからAIエージェントを使う

Claude CodeやChatGPTなどの外部AIツールからAIエージェントを呼ぶ場合は、MCPトークンに以下のscopeを付けます。

read-only tokenでは、AIエージェントは質問回答や分析はできますが、承認待ちActionの保存は行いません。