担当者変更メールの例文と件名｜前任・後任から送る文面と返信の書き方
担当者変更メールとは、取引先や顧客の窓口になっている担当者が、異動・退職・休職・体制変更などで代わるときに、そのことを相手に知らせるビジネスメールである。前任者が変更日と後任者を知らせ、後任者が着任の挨拶を送り、受け取った相手がお礼と挨拶を返す、という順で何通かやり取りすることが多い。
この記事のポイント（TL;DR）
- 担当者変更のメールは、まず前任者が送ります。後任者は前任者のメールにCCで入り、交代日の前後に自分から着任の挨拶を送ります。前任者が送れないときは、上司が代わりに送ります。
- 本文に入れるのは変更日・後任者の名前と連絡先・理由・引き継いだ内容・お礼の5つです。理由は「社内の異動により」程度で足り、退職や休職の事情を詳しく書く必要はありません。
- 進行中の案件があるときは、「引き継ぎました」の一言で済ませず、決まったこと・まだ決まっていないこと・次の予定を短く書き添えます。相手は「また一から説明し直すのか」という不安が減り、後任者は同じ質問を繰り返さずに済みます。
- 受け取った側の返信は必須ではありませんが、前任者へのお礼と後任者への挨拶を1通ずつ返すと、新しい担当者との最初のやり取りがスムーズになります。返信の例文も5本載せています。
- 複数の取引先に一度に知らせるときは、宛先をBCCに入れます。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データを含むメールを第三者に誤って送ることを「漏えい」の例に挙げています。
状況別の早見表｜どの例文を使うか
急いでいる方は、当てはまる行から例文に移ってください。
| 当てはまる状況 | 使う例文 |
|---|---|
| 自分が異動するので、取引先に後任を知らせる | 前任者から異動を知らせる |
| 自分が退職するので、取引先に後任を知らせる | 前任者から退職を知らせる |
| 産休・育休などでしばらく担当を外れる | 産休育休などで一時的に担当を外れる |
| 担当者が急に代わり、本人から連絡できない | 上司が代わりに急な交代を知らせる |
| 窓口がチームや別の部署に移る | 体制変更で窓口が変わることを知らせる |
| 前任から紹介を受けて、後任として挨拶する | 前任者から紹介済みの相手に挨拶する |
| 前任からの連絡がないまま、後任として挨拶する | 前任者の連絡がない相手に挨拶する |
| 後任として、面談や打ち合わせをお願いしたい | 面談やオンラインでの挨拶をお願いする |
| 取引先の担当者から、担当変更のお知らせが届いた | 前任者へのお礼の返信 |
| 取引先の新しい担当者から、挨拶が届いた | 後任者への挨拶の返信 |
| 前任・後任の連名で1通にまとめたメールが届いた | 前任と後任が一緒に届いたときの返信 |
| 担当が代わる前に、進行中の件を確かめておきたい | 進行中の件を確かめる返信 |
| 自分の側の窓口が代わったことを、相手に伝え返す | こちらの担当も代わることを伝える返信 |
| 社内の関係者に、担当が代わることを知らせる | 社内に担当変更を知らせる |
担当が代わる前の社内の作業、つまり何を後任に渡すか、引き継ぎ書に何を書くかは、メールとは別の話です。営業の担当交代の進め方と引き継ぎ書のひな形は営業の引き継ぎで顧客情報を失わない方法で扱っています。この記事は、担当が代わることを相手にどう知らせ、どう返すかに絞って書きます。
担当者変更メールは誰が・いつ送るか
担当者変更のメールは、前任者が先に知らせ、後任者が続けて挨拶し、受け取った相手が返す、という順で進みます。だれか1人が1通送れば終わり、ではありません。
上の図を表にすると、次のとおりです。
| 交代の1〜2週間前 | 交代日の前後 | 交代の後 | |
|---|---|---|---|
| 前任者 | 担当変更のお知らせを送る（後任をCCに） | 引き継ぎの内容を後任と確かめる | 届いた連絡を後任につなぐ |
| 後任者 | 前任のメールにCCで入る | 着任の挨拶を送り、面談をお願いする | 進行中の件の確認を送る |
| 受け取った相手 | 前任にお礼の返信をする | 後任の挨拶に返信をする | 社内の連絡先を新しい担当に直す |
前任者が先に送り、後任者が続けて送る
最初の1通は前任者から送ります。相手がこれまでやり取りしてきたのは前任者なので、知らない名前からいきなり「担当になりました」と届くより、見慣れた相手から「次はこの人です」と紹介されたほうが、相手は安心して読めます。知らない差出人からのメールは、なりすましを疑われて読まれないこともあります。
前任者のメールには後任者をCCで入れておきます。相手は返信するとき、そのまま「全員に返信」で後任者にも届けられますし、後任者のメールアドレスが手元に残ります。
後任者は、前任者のメールのあとに自分から挨拶を送ります。前任者のメールで紹介が済んでいても、後任者から1通届くことで、相手は「この人に連絡すればよい」と確かめられます。
前任者が急な退職や病気などで送れないときは、前任者の上司や部署の責任者が代わりに送ります。そのときは、前任者の名前と、代わりに送っている理由を一言添えます（例文）。
送る時期は、交代日の1〜2週間前を目安にする
送る時期は、社内で担当の交代が正式に決まり、取引先に伝えてよくなってからです。人事異動は社内で発表される前に社外に漏れると困ることがあるので、発表の日を上司に確かめてから送ります。
目安は交代日の1〜2週間前です。早すぎると、まだ前任者が担当している期間が長く、相手がどちらに連絡すればよいか迷います。直前すぎると、相手が後任者と顔を合わせる前に交代日が来てしまい、進行中の件の確認が間に合いません。
退職のように交代日が動かせないときは、決まりしだい早めに送り、最終出社日も書きます。
大切な取引先には、メールの前に電話や訪問で伝える
長く付き合いのある取引先や、進行中の大きな案件がある顧客には、メールだけで知らせるのではなく、先に電話やオンラインの打ち合わせ、訪問で伝えます。そのうえでメールを送り、「先日お伝えしたとおり」と書いて、変更日や後任者の連絡先を文字で残します。
メールは、口頭で伝えた内容を、相手があとから見返せる形にする役目です。変更日や後任者の電話番号は、口頭で聞いただけでは相手の手元に残りません。
件名と本文に入れる5つのこと
担当者変更のメールは、件名で「担当が代わる知らせだ」と分かり、本文で「いつから・誰に・何が引き継がれたか」が確かめられれば十分です。
件名は「担当変更」「誰から」が分かるように書く
件名には、担当変更の知らせであることと、自社名・自分の名前を入れます。後任者の名前まで件名に入れておくと、相手はあとで後任者のメールを探すときにも見つけやすくなります。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 前任者から知らせる | 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤） |
| 前任者から、後任の名前も入れる | 【担当変更のご挨拶】後任・鈴木のご紹介（株式会社△△ 佐藤） |
| 退職を知らせる | 退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社△△ 佐藤） |
| 後任者が挨拶する | 新任のご挨拶（株式会社△△ 鈴木） |
| 後任者が面談をお願いする | ご挨拶のお時間のお願い（株式会社△△ 鈴木） |
| 受け取った側が返信する | Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤） |
返信するときは、件名の「Re:」を残したまま返します。件名を書き換えると、相手のメールソフトで前のメールとつながらず、どのお知らせへの返信か分かりにくくなります。
避けたい件名は次のとおりです。
- 「ご連絡」「お世話になっております」：担当変更の知らせだと分からず、読むのが後回しにされる
- 「【重要】【至急】担当変更」：担当変更は相手にとって急ぎの用件ではなく、記号で目立たせると、かえって不安をあおる
- 「異動のお知らせ」だけ：誰の、どこへの異動か分からず、後任者の名前もない
本文に入れる5つのこと
本文には次の5つを書きます。どれが抜けても、相手から「それで、いつから誰に連絡すればいいのか」と聞き返されます。
| 入れること | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 変更日 | いつから後任者が担当するか。退職なら最終出社日も | 11月16日（月）より |
| 後任者の名前と連絡先 | 名前・所属・メールアドレス・電話番号 | 営業部 鈴木（suzuki@example.com／00-0000-0000） |
| 理由 | 1行で。個人の事情は書かない | 社内の異動により |
| 引き継いだ内容 | 何を後任に渡したか。進行中の件があればその状況 | これまでのお打ち合わせの内容と、進行中のサイト制作の状況 |
| お礼 | これまでのお礼と、後任者へのお願い | これまでのご厚情に心より御礼申し上げます |
「引き継いだ内容」は、「これまでの経緯はすべて引き継いでおります」の1行で済ませがちな部分です。案件が進んでいる最中なら、この1行だけでは相手の不安は消えません。書き方は進行中の案件の章で詳しく説明します。
理由はどこまで書くか
理由は「社内の異動により」「一身上の都合により退職することとなり」「産休・育休を取得するため」程度で足ります。担当変更のメールは相手に担当が代わることを知らせるためのもので、本人の事情を説明する場ではありません。
- 異動：「社内の異動により」。異動先の部署を書くかは、社内の決まりに合わせます
- 退職：「一身上の都合により」または「〇月末をもって退職することとなり」。転職先は書きません
- 産休・育休、病気の休職：「しばらく業務を離れることとなり」。病名や体調は書きません
- 体制変更：「担当の体制を見直し」「窓口をチームに一本化するため」
相手から理由を聞かれていないのに、「急な異動で私も驚いておりますが」「体調を崩してしまい」のように事情を書き込むと、相手は返信で何と答えればよいか困ります。
「担当させていただきます」は使ってよいか
担当者変更のメールでは「担当させていただくこととなりました」という言い方がよく使われます。文化庁の敬語の指針（文化審議会答申、2007年）は、「（さ）せていただく」は基本的に、自分の側がすることを相手側の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちがある場合に使われる、と説明しています。
取引先との仕事を任せてもらうことを「相手の許しを得て、ありがたく引き受ける」と考えれば、「担当させていただきます」は不自然ではありません。ただし、1通のメールに「させていただく」が何度も続くと、くどく感じられます。「担当いたします」「担当することとなりました」と言い換えて、1通に1回程度にとどめます。
【前任者】担当者変更を知らせるメールの例文5本
以下の例文は、Webサイト制作などの受託の仕事を例にしています。社名・人名・日付・連絡先はすべて架空のものです。前任者を「佐藤」、後任者を「鈴木」としています。
前任者から異動を知らせる
いちばんよく使う形です。変更日と後任者を最初の段落で伝え、お礼は最後にまとめます。
件名：担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
（CC：鈴木）
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたび社内の異動により、11月16日（月）より、
貴社の担当を同じ部署の鈴木に引き継ぐこととなりました。
・新しい担当：Web制作部 鈴木
・メール：suzuki@example.com
・電話：00-0000-0000
・担当の変更日：11月16日（月）
鈴木には、これまでのお打ち合わせの内容と、
進行中のサイト制作の状況を引き継いでおります。
11月13日（金）までは私も対応いたしますので、
その間のご連絡は、私と鈴木の両方に
お送りいただけますと幸いです。
近日中に、鈴木からも改めてご挨拶のご連絡を差し上げます。
これまで大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
引き続き、鈴木ともども、よろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 佐藤
TEL：00-0000-0000
Mail：sato@example.com
――――――――――――
「11月13日までは私も対応いたします」のように、前任者がいつまで連絡を受けられるかを書いておくと、相手は交代日の前後にどちらへ送ればよいか迷いません。
前任者から退職を知らせる
退職のときは、最終出社日を書きます。最終日のあとに前任者のアドレスへ送られたメールは、だれにも読まれない可能性があるからです。
件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社△△ 佐藤）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
（CC：鈴木）
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
私事で恐縮ですが、11月30日（月）をもって
株式会社△△を退職することとなりました。
最終出社日は11月27日（金）です。
貴社の担当は、11月16日（月）より鈴木が引き継ぎます。
・新しい担当：Web制作部 鈴木
・メール：suzuki@example.com
・電話：00-0000-0000
鈴木には、これまでのお打ち合わせの内容と、
進行中のサイト制作の状況を引き継いでおります。
11月28日以降、私のメールアドレスは使えなくなりますので、
今後のご連絡は鈴木宛てにお願いいたします。
在職中は、〇〇様に多くのことを教えていただきました。
本当にありがとうございました。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 佐藤
――――――――――――
転職先や退職の理由は書きません。「本来であればお伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり失礼いたします」と一言添えると、メールだけで済ませる失礼をわびる形になります。
産休育休などで一時的に担当を外れる
戻ってくる予定があるときも、本人の事情は書かず、「いつからいつまで、誰が担当するか」だけを伝えます。復帰の時期は、決まっていて伝えてよい場合だけ書きます。
件名：担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
（CC：鈴木）
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
私事で恐縮ですが、12月1日（火）より
しばらく業務を離れることとなりました。
その間、貴社の担当は鈴木が務めます。
・担当：Web制作部 鈴木
・メール：suzuki@example.com
・電話：00-0000-0000
・担当の変更日：12月1日（火）
鈴木には、進行中のサイト制作の状況と、
これまでのお打ち合わせの内容を引き継いでおります。
ご迷惑をおかけしますが、
引き続きよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 佐藤
――――――――――――
「産休」「育休」と書くかどうかは本人が決めることです。書かなくても相手に失礼にはなりません。
上司が代わりに急な交代を知らせる
前任者が急に休むことになり、本人から連絡できないときは、上司や部署の責任者が送ります。相手がいちばん知りたいのは、進んでいる件が止まらないかどうかです。
件名：担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 田中）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
（CC：鈴木）
いつもお世話になっております。
株式会社△△ Web制作部の部長、田中です。
貴社を担当しております佐藤に代わり、ご連絡いたします。
佐藤は事情により、しばらく業務を離れることとなりました。
急なご連絡となり、申し訳ございません。
本日より、貴社の担当は鈴木が務めます。
・担当：Web制作部 鈴木
・メール：suzuki@example.com
・電話：00-0000-0000
進行中のサイト制作は、予定どおり進めてまいります。
11月6日（金）のお打ち合わせも、鈴木と私の2名で伺います。
引き継ぎの中で確認が必要な点が出てまいりましたら、
鈴木からご相談させてください。
ご心配をおかけし申し訳ございませんが、
引き続きよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 部長 田中
――――――――――――
急な交代では、引き継ぎが十分でないことがあります。「すべて引き継いでおります」と書いてしまうと、あとで後任者が同じ質問をしたときに相手の信頼を損ねます。「確認が必要な点が出てまいりましたら、ご相談させてください」と先に断っておくほうが誠実です。
体制変更で窓口が変わることを知らせる
担当が1人から複数人に増える、窓口を部署のアドレスにまとめる、といった体制の変更も、担当者変更のメールで知らせます。誰に何を連絡すればよいかを分けて書きます。
件名：ご連絡窓口の変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたび担当の体制を見直し、11月16日（月）より、
貴社のご連絡窓口を次のとおり変更いたします。
・制作の進め方・スケジュールのご相談：鈴木（suzuki@example.com）
・ご請求・お見積もりに関するご連絡：管理部（billing@example.com）
私は引き続き責任者として案件に関わりますので、
これまでどおりご相談いただいてかまいません。
ご不便をおかけしますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 佐藤
――――――――――――
窓口が2つ以上になるときは、用件ごとに分けて箇条書きにします。「今後は鈴木または管理部まで」と並べるだけでは、相手はどちらに送ればよいか決められません。
【後任者】着任の挨拶メールの例文3本
後任者の挨拶は、前任者のメールから数日以内、遅くとも交代日までに送ります。前任者のメールと同じ内容を繰り返す必要はなく、「自分が担当になったこと」「連絡先」「最初に何をするか」を書きます。
前任者から紹介済みの相手に挨拶する
前任者のメールで紹介が済んでいるときは、前任者のメールに返信する形で送ると、相手は経緯を読み返しやすくなります。
件名：Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
はじめてご連絡いたします。
株式会社△△ Web制作部の鈴木です。
佐藤からご案内のとおり、11月16日（月）より
貴社の担当を務めることとなりました。
佐藤から、これまでのお打ち合わせの内容と、
サイト制作の進み具合を引き継いでおります。
まずは11月6日（金）のデザイン確認のお打ち合わせに、
佐藤とともに同席させてください。
至らない点もあるかと存じますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 鈴木
TEL：00-0000-0000
Mail：suzuki@example.com
――――――――――――
「まずは〇日の打ち合わせに同席させてください」のように、最初に会う場面を具体的に書くと、挨拶だけで終わらず次の行動につながります。
前任者の連絡がない相手に挨拶する
前任者が急に退職した、前任者のメールの宛先から漏れていた、といった理由で、相手が担当の交代を知らないことがあります。そのときは、誰の後任なのかを最初に書きます。
件名：担当者変更のご挨拶（株式会社△△ 鈴木）
株式会社〇〇
総務部 〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ Web制作部の鈴木と申します。
これまで貴社を担当しておりました佐藤に代わり、
11月16日（月）より担当を務めることとなりました。
本来であれば佐藤からご案内すべきところ、
ご連絡が遅くなり申し訳ございません。
・担当：Web制作部 鈴木
・メール：suzuki@example.com
・電話：00-0000-0000
現在進めております保守のご依頼は、
私が引き続き対応いたします。
お手数ですが、今後のご連絡は私宛てにお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 鈴木
――――――――――――
知らない名前から届くメールは、相手が警戒することがあります。前任者の名前、相手と進めている仕事の名前を本文に入れておくと、なりすましではないと分かってもらいやすくなります。
面談やオンラインでの挨拶をお願いする
後任者として、早めに顔を合わせておきたいときの例文です。候補日は3つ程度にし、時間の長さとやり方（訪問かオンラインか）を書きます。
件名：ご挨拶のお時間のお願い（株式会社△△ 鈴木）
株式会社〇〇
マーケティング部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の鈴木です。
このたび担当を務めることとなりましたので、
一度ご挨拶とあわせて、進行中のサイト制作について
これからの進め方をご相談させていただけますでしょうか。
30分ほど、オンラインでお時間をいただけますと幸いです。
下記のご都合はいかがでしょうか。
・11月10日（火）14:00〜16:00
・11月11日（水）10:00〜12:00
・11月12日（木）15:00〜17:00
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
訪問のほうがよろしければ、お伺いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社△△ Web制作部 鈴木
――――――――――――
候補日の出し方や、相手から別の日時を返されたときの返信は、日程調整メールの例文と件名の型にまとめています。
進行中の案件があるときは状況を3つに分けて書く
案件の途中で担当が代わるとき、相手がいちばん心配するのは「これまで話したことが、新しい担当に伝わっているか」です。「すべて引き継いでおります」と書いても、相手には何が伝わったのか見えません。
そこで、進行中の案件の状況を決まったこと・まだ決まっていないこと・次の予定の3つに分けて、担当者変更のメールに短く書き添えます。
3つに分けると、相手と後任の両方が助かる
3つに分けて書くと、次のことが起きます。
- 相手は、伝わっていない点にその場で気づける：一覧に「決まったこと」として載っていない約束があれば、相手が「〇〇の件も決まっていたはずです」と返信で教えてくれます。交代のあとで食い違いが見つかるより、ずっと直しやすくなります
- 後任者は、決まったことを聞き直さずに済む：後任者が、すでに決まったことを相手にもう一度聞くと、相手は「伝わっていない」と感じます。決まったことを一覧にして相手と共有しておけば、後任者は「まだ決まっていないこと」から話を始められます
- 前任者は、自分の頭の中だけにあった約束を書き出せる：打ち合わせの席で口頭で決めたことは、議事録に残っていないことがあります。メールに書くために一覧を作る作業が、前任者自身の確認になります
進行中の案件の状況を書き添えた例文
図の内容を、前任者のメールに書き添えた例です。前任者から異動を知らせるの例文の「引き継いでおります」の段落を、次のように差し替えます。
鈴木には、サイト制作の現在の状況を次のとおり引き継いでおります。
認識の違いがございましたら、お手数ですがお知らせください。
【決まったこと】
・トップページのデザイン（10月20日のお打ち合わせで決定）
・公開日は12月10日（木）
【まだ決まっていないこと】
・お問い合わせフォームの項目（貴社でご確認中と伺っております）
・採用ページを入れるか（11月6日のお打ち合わせでご相談）
【次の予定】
・11月6日（金）デザイン確認のお打ち合わせ（佐藤・鈴木の2名で伺います）
・11月13日（金）原稿のご提出の締め切り
「認識の違いがございましたら、お知らせください」の一文が大切です。前任者が覚えている内容と相手が覚えている内容は、少しずつずれていることがあります。担当が代わる前に相手に確かめてもらえば、ずれを前任者が直せます。
決まったことには「いつ・どこで決めたか」を添える
「決まったこと」には、いつの打ち合わせ、どのメールで決めたかを添えます。日付があれば、後任者は議事録やメールをさかのぼって、決まった理由まで確かめられます。逆に、日付も場所もない「決まったこと」は、あとで「そんな話はしていない」と言われたときに確かめようがありません。
口頭で決めたことを、あとで食い違わない形で残す方法は「言った言わない」をなくす方法で、決まったことを議事録にどう書くかは議事録の書き方で詳しく扱っています。
書きすぎないための線引き
担当者変更のメールに、案件のすべてを書く必要はありません。メールに書くのは、相手と一緒に確かめておきたい項目だけです。
- 書く：相手と合意した内容、相手の返事を待っている内容、相手が関わる次の予定
- 書かない：社内だけの作業の段取り、見積もりの内訳や社内の原価、前任者個人の所感
項目が10を超えるようなら、メールには主なものだけを書き、詳しい一覧は別の資料にして、後任者との最初の打ち合わせで一緒に確かめます。
担当が代わっても止まらない案件か、12問で点検する
Terasuの無料診断は、案件の進めかたを12問で振り返り、見える・進む・説明できる・顧客体験の4つの観点でスコアを出します。決まったことや次の予定が担当者の頭の中だけにないかを、交代の前に確かめられます。登録なしで利用できます。
無料で診断する【受け取った側】担当者変更メールへの返信の例文5本
担当者変更のお知らせに、返信しなければならない決まりはありません。それでも、前任者へのお礼と後任者への挨拶を返しておくと、新しい担当者との最初のやり取りが楽になります。後任者にとっても、相手が誰に返事をくれたかで、今後の窓口を確かめられます。
返信は、届いてから1〜2営業日のうちに送ります。長い文章は要りません。
前任者へのお礼の返信
前任者のメールに返信するときは、お礼と、後任者への引き継ぎの了承を書きます。後任者がCCに入っていれば、「全員に返信」で返します。
件名：Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社△△
佐藤様
（CC：鈴木様）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
担当変更の件、承知いたしました。
佐藤様には、サイトの立ち上げから細かなご相談まで
親身に対応していただき、大変助かりました。
これまで本当にありがとうございました。
新しい部署でのご活躍をお祈りしております。
鈴木様、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇
――――――――――――
前任者との具体的な思い出を一つ入れると、定型文だけの返信より気持ちが伝わります。退職のお知らせへの返信なら、「新しい部署でのご活躍を」を「新天地でのご活躍を」「今後のご健勝を」に変えます。
後任者への挨拶の返信
後任者の挨拶への返信では、自分の名前と、今後の連絡の窓口を書きます。相手の会社で窓口になる人が自分以外にいれば、その人も紹介します。
件名：Re: 新任のご挨拶（株式会社△△ 鈴木）
株式会社△△
鈴木様
ご丁寧なご挨拶をいただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇 マーケティング部の〇〇です。
今後は鈴木様にご相談させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
なお、お見積もりやご請求に関するご連絡は、
弊社 経理部の△△（keiri@example.com）にもCCで
お送りいただけますと助かります。
11月6日のお打ち合わせで、お目にかかれるのを楽しみにしております。
――――――――――――
株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇
――――――――――――
担当が代わるときは、受け取った側にとっても、自社の窓口を見直す機会です。経理や情報システムの担当者など、後任者に伝えておきたい関係者がいれば、この返信で書いておきます。
前任と後任が一緒に届いたときの返信
前任者と後任者の連名で1通にまとめたお知らせが届いたときは、1通の返信で2人に宛てて書きます。宛名は2人とも書き、前任者へのお礼、後任者への挨拶の順にします。
件名：Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤・鈴木）
株式会社△△
佐藤様
鈴木様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
担当変更のご連絡をいただき、ありがとうございます。
佐藤様、これまで大変お世話になりました。
いつも先回りしてご提案をいただき、心強く感じておりました。
鈴木様、これからどうぞよろしくお願いいたします。
11月6日のお打ち合わせで、改めてご挨拶させてください。
――――――――――――
株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇
――――――――――――
進行中の件を確かめる返信
お知らせに、進行中の件の状況が書かれていなかったときや、書かれていた内容と自分の認識が違うときは、担当が代わる前に返信で確かめます。前任者がいるうちに確かめるのがいちばん確実です。
件名：Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社△△
佐藤様
（CC：鈴木様）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
担当変更の件、承知いたしました。
これまでありがとうございました。
引き継ぎにあたり、念のため2点確認させてください。
1. 10月20日のお打ち合わせで、トップページのデザインとあわせて
お知らせ欄の更新方法もご説明いただくことになっていたかと存じます。
こちらも鈴木様に引き継いでいただいておりますでしょうか。
2. 11月13日の原稿の締め切りは、変わらないという理解でよろしいでしょうか。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇
――――――――――――
確かめたいことは番号を付けて分けます。相手は番号ごとに答えられ、答え漏れが起きにくくなります。返事が来ないときの文面は催促メールの書き方と例文を使ってください。
こちらの担当も代わることを伝える返信
相手の担当が代わるのと同じ時期に、こちら側の窓口も代わることがあります。その場合は返信の中で、こちらの後任者も紹介します。
件名：Re: 担当者変更のお知らせ（株式会社△△ 佐藤）
株式会社△△
佐藤様
（CC：鈴木様、弊社 山本）
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
担当変更のご連絡をいただき、ありがとうございます。
佐藤様、これまで大変お世話になりました。
実は弊社でも、12月1日より本件の窓口が
同じ部署の山本に代わることとなりました。
本メールのCCに山本を入れております。
・弊社の新しい窓口：マーケティング部 山本
・メール：yamamoto@example.com
鈴木様と山本とで、改めてご挨拶の場を設けられますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇
――――――――――――
双方の担当が同時に代わると、これまでの経緯を知っている人がどちらの会社にもいなくなります。この場合こそ、進行中の案件の章のように、決まったことと次の予定を文字で残しておくことが大切です。
社内向けの連絡と、CC・BCCの入れ方
担当が代わることは、取引先だけでなく社内の関係者にも知らせます。社外のメールより先に、社内に伝えておくのが順番です。
社内に担当変更を知らせる
社内向けは、敬語を簡潔にし、誰が何を引き継いだか、問い合わせをどこへ回すかを書きます。
件名：【担当変更】株式会社〇〇様の担当を鈴木に引き継ぎます（11/16〜）
関係者各位
お疲れさまです。佐藤です。
11月16日（月）より、株式会社〇〇様の担当を鈴木に引き継ぎます。
・お客様：株式会社〇〇 マーケティング部 〇〇様
・引き継ぐ案件：コーポレートサイト制作（12月10日公開予定）
・お客様へのご連絡：11月2日（月）に私からメールでお知らせします
11月16日以降、〇〇様からのお電話やご連絡は鈴木に回してください。
請求・見積もりのやり取りは、これまでどおり管理部経由です。
よろしくお願いします。
社内の連絡では、取引先にいつ、どう伝えるかを書いておきます。電話を受けた人が「担当が代わったことはもうお伝えしています」と答えられるようにするためです。
宛先・CC・BCCの入れ方
担当者変更のメールの宛先は、次のように入れます。
| 欄 | 入れる人 | 理由 |
|---|---|---|
| 宛先（To） | 取引先の窓口の担当者 | 返信をもらいたい相手 |
| CC | 自社の後任者、必要なら自社の上司 | 相手が後任者のアドレスを受け取れ、返信が後任にも届く |
| CC（相手側） | 相手の会社でふだん同じメールに入っている人 | いつものやり取りの範囲に合わせる。新たに広げない |
| BCC | 複数の取引先に一度に送るときの、すべての取引先 | 取引先どうしにアドレスが見えないようにする |
自社の後任者は、相手に見えるようにCCに入れます。BCCに入れると、相手は後任者のアドレスを受け取れず、返信も後任者に届きません。
一斉送信するときは、宛先をBCCに入れる
取引先が多いと、1通ずつ送るのは大変です。同じ文面を複数の取引先に送るときは、取引先のアドレスをすべてBCCに入れ、宛先（To）には自分のアドレスを入れます。
宛先やCCに複数の取引先を並べると、受け取った全員に、ほかの取引先の社名や担当者名、メールアドレスが見えてしまいます。個人情報保護委員会の個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）は、「漏えい」の例として「個人データを含むメールを第三者に誤送信した場合」を挙げています。宛先の入れ間違いで社外の人の名前やアドレスを他社に見せた場合にどう扱われるかは状況によるので、送ってしまったときは、社内の決まりに沿ってすぐに上長に報告します。
一斉送信は、取引のある全社に定型の文面で知らせるときに向いています。進行中の案件がある取引先や、長く付き合いのある取引先には、一斉送信とは別に1通ずつ送ります。進行中の案件の状況は相手ごとに違うので、一斉送信の文面には書けないからです。
担当者変更メールでよくある失敗
担当者変更のメールで起きやすい失敗と、その防ぎ方をまとめます。
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 変更日を書いていない | 相手がいつから後任に連絡すればよいか分からない | 「11月16日（月）より」と日付と曜日を書く |
| 後任者の連絡先がない | 相手が後任者に連絡できず、前任者に送り続ける | 名前・メール・電話を箇条書きにし、後任をCCに入れる |
| 「すべて引き継いでおります」だけ | 相手は何が伝わったか分からず、同じ説明を繰り返すことになる | 決まったこと・まだのこと・次の予定を書き添える |
| 退職理由や病気のことを詳しく書く | 相手が返信で何と答えればよいか困る | 「一身上の都合により」「しばらく業務を離れる」で止める |
| 後任者が挨拶を送らない | 相手は、後任者が本当に担当になったのか確かめられない | 前任のメールから数日以内に、後任から1通送る |
| 複数の取引先を宛先に並べる | ほかの取引先に社名やアドレスが見える | 一斉送信はBCCに入れる |
| 退職後のアドレスに連絡が届き続ける | 誰にも読まれないまま、相手の連絡が止まる | 最終出社日と、その後の連絡先を本文に書く |
送信前チェックリスト
送る前に、次の項目を確かめます。
- 件名に「担当変更」などの語と、自社名・自分の名前が入っている
- 宛名の会社名・部署名・氏名が正しい
- 変更日（退職なら最終出社日も）が日付と曜日で書いてある
- 後任者の名前・所属・メールアドレス・電話番号が書いてある
- 後任者をCCに入れている
- 理由は1行で、本人の事情を書きすぎていない
- 進行中の案件があれば、決まったこと・まだ決まっていないこと・次の予定を書いた
- 「認識の違いがあればお知らせください」と、相手が確かめられる一文がある
- 複数の取引先に送るときは、BCCに入れている
- 社内の関係者に、先に担当変更を知らせている
よくある質問（FAQ）
担当者変更のメールは、前任者と後任者のどちらが送りますか？
まず前任者が送ります。相手が知っている人から後任者を紹介されるほうが安心できるからです。後任者は前任者のメールにCCで入り、交代日の前後に自分から着任の挨拶を送ります。前任者が送れないときは上司が代わりに送ります。
担当者変更のメールは、いつ送ればよいですか？
社内で交代が正式に決まり、取引先に伝えてよくなってから、交代日の1〜2週間前を目安に送ります。大切な取引先には、メールの前に電話や打ち合わせで伝え、そのあとメールで変更日と連絡先を文字で残します。
担当者変更のお知らせが届いたら、返信は必要ですか？
必須ではありませんが、返すのが一般的です。前任者にはこれまでのお礼を、後任者には挨拶と今後の窓口を、それぞれ短く返します。届いてから1〜2営業日のうちに送れば十分です。
退職の理由は、どこまで書けばよいですか？
「一身上の都合により」で足ります。転職先や退職の事情は書きません。相手が知りたいのは、いつから誰に連絡すればよいかです。最終出社日と、その後の連絡先を書くことのほうが大切です。
担当者変更のお知らせは、一斉送信してもよいですか？
定型の文面で多くの取引先に知らせるときは、一斉送信でかまいません。その場合は取引先のアドレスをすべてBCCに入れます。進行中の案件がある取引先には、状況が相手ごとに違うので、別に1通ずつ送ります。
「担当させていただきます」は失礼ではありませんか？
失礼ではありません。文化庁の「敬語の指針」は、「させていただく」を相手の許可を受けて行い、恩恵を受ける場合に使う表現と説明しています。ただし1通に何度も使うとくどいので、「担当いたします」と言い換えて1回程度にします。
英語で担当者変更を知らせるときは、どう書きますか？
「I am writing to let you know that, from November 16, my colleague Ken Suzuki will be your new point of contact.」のように、変更日と後任者の名前を最初の文で伝えます。日本語と同じく、後任者をCCに入れ、連絡先とお礼を書き添えます。
まとめ
- 前任者が先に送り、後任者が続ける：前任者は後任者をCCに入れてお知らせを送り、後任者は交代日の前後に着任の挨拶を送ります
- 本文は5つ：変更日・後任者の名前と連絡先・理由・引き継いだ内容・お礼。理由は1行にとどめます
- 進行中の案件は3つに分けて書く：決まったこと・まだ決まっていないこと・次の予定を書き、「認識の違いがあればお知らせください」と添えます
- 受け取った側は短く2通：前任者へのお礼と、後任者への挨拶。確かめたいことは、担当が代わる前に番号を付けて聞きます
- 一斉送信はBCC：複数の取引先に送るときは宛先をBCCに入れ、進行中の案件がある相手には別に1通送ります
次に担当が代わるときは、メールを書く前に、相手と進めている件の「決まったこと」を日付つきで3行書き出すところから始めてみてください。
本記事の情報について: 「（さ）せていただく」の使い方は文化審議会答申「敬語の指針」（2007年2月2日）、メールの誤送信と漏えいの関係は個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」の「漏えい」の考え方で、2026年10月30日に確認しています。メールの例文は Terasu 編集部が作成したひな形で、社名・人名・日付・連絡先は実在の企業や人物のものではありません。異動や退職を社外に知らせる時期や範囲は、勤め先の決まりに従ってください。
担当が代わるたびに「決まったこと」を書き出すのが大変なのは、決まったことが前任者のメールや手帳、頭の中に散らばっているからです。決まったことが顧客と共有する1つの場所に日付つきで残っていれば、担当者変更のメールに書く3行は、そこから写すだけになります。顧客と同じものを見ながら仕事を進める考え方は、クライアントワークとはで整理しています。
担当が代わっても、決まったことと次の予定が案件Roomに残る
Terasuは、ページ・資料・議事録・タスクを案件ごとのRoomに集める共有ワークスペースです。後任者を社内メンバーとしてRoomに招待すれば、これまでの資料や議事録、誰の番か・期限はいつかが分かるタスクを同じ場所でたどれます。決まったことは日付と元の記録つきで決定タイムライン（社内だけに表示）に並びます。クレジットカード不要で、まず1つの案件Roomから試せます。
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