Gmail接続で返信を取り込む
Room には専用の BCC アドレスがあり、送信メールの BCC に入れるとその本文を Room に保存できます。さらに自分の Gmail を接続すると、その BCC を入れて送ったメールへの返信も自動で取り込まれます。先方からの返信を手で転送しなくても、案件の経緯が Room に残ります。
メール取り込みと Gmail 接続は、ワークスペースで提供されている場合だけ表示されます。Room の設定に「メール取り込み」や「Gmail返信の自動取り込み」が無い場合は利用できません。
利用できる人
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| 種別 | 社内メンバー |
| Room の権限 | その Room に参加中で、編集権限（オーナーまたは編集者）がある |
| 接続の単位 | Room ごとではなく、ワークスペースごとの本人の接続です。1つの Room で接続すると、同じワークスペースの他の Room でも使われます |
取り込まれるもの
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | Room の BCC アドレスを入れて送ったメールに付いた返信 |
| 保存する内容 | メール本文だけ。添付・HTML・件名は保存しません |
| 表示範囲 | 社内向け。他の Room や外部ゲストには表示しません |
| 保存期間 | 一定の保持期間が過ぎると削除されます |
返信がどのメールへの返信かを判別できない場合や、複数の Room の BCC を入れたメールへの返信の場合は、取り込みません。
BCCアドレスを発行する
返信の取り込みは BCC アドレスを起点にします。先に Room の BCC アドレスを発行してください。
- Room のメニューから「設定」を開く
- 設定の項目から「AI・取込」を選ぶ
- 「メール取り込み」の「メール取り込み（BCC）」で「BCCアドレスを発行」をクリックする
- 表示された「BCCに追加するアドレス」を「コピー」し、先方へ送るメールの BCC に入れる
BCC アドレスには有効期限があり、画面に表示されます。期限が近づくと「BCCアドレスを再発行」が表示されます。アドレスが漏れたときは「漏えい時に失効して再発行」で古いアドレスを無効にできます。
Gmailを接続する
- 同じ「メール取り込み」の「Gmail返信の自動取り込み」で「Gmailを接続」をクリックする
- 表示された Google の画面で、接続するアカウントを選び、Gmail の読み取りを許可する
- Room に戻ったら、もう一度「設定」→「AI・取込」を開き、「Gmailを接続済みです。」と表示されていることを確認する
Google の画面では Gmail 全体の読み取りの許可を求められます。Terasu が保存するのは、BCC を起点にした返信の本文だけです。
接続は Terasu にログインしている本人が、自分の Google アカウントで行ってください。
接続を解除する
「Gmail接続を解除」はクリックするとすぐに解除されます。解除は、その Room だけでなく、同じワークスペースでのあなたの返信自動取り込み全体に適用されます。まだ処理していない取り込みも取り消されます。すでに取り込んだ記録は削除されません。
- Room のメニューから「設定」を開き、設定の項目から「AI・取込」を選ぶ
- 「Gmail返信の自動取り込み」で「Gmail接続を解除」をクリックする
表示されるメッセージ
| 表示 | 対処 |
|---|---|
| 接続して戻っても「Gmailを接続」のまま | Google の画面で Gmail の読み取りを許可して、もう一度接続してください |
| Gmail接続の状態を取得できませんでした。 | ページを開き直してください |
| Gmailへのアクセスが失効しました。もう一度接続してください。 | 「Gmailを接続」から接続し直すか、不要なら「Gmail接続を解除」で解除してください |
| Gmail接続は停止中です。既存の接続だけを解除できます。 | ワークスペースで Gmail 接続の提供が止まっています。残っている接続は「Gmail接続を解除」で解除できます |
| Gmail接続の解除に失敗しました。もう一度解除を実行してください。 | 「Gmail接続の解除を再試行」をクリックしてください |
| Gmail接続を開始できませんでした。時間をおいて再試行してください。 | 時間をおいて、もう一度「Gmailを接続」をクリックしてください |
MCPで状態を確認・解除する
外部の AI ツールからは、get_my_room_gmail_connection で本人の接続状態を確認し、prepare_disconnect_my_room_gmail_connection → disconnect_my_room_gmail_connection の順で解除できます。MCP から Gmail の接続（同意）はできません。必要な権限と手順はMCPでできる操作と制限の「Room設定の本人Gmail接続」を参照してください。