コンテンツの権限を管理する
Terasuでは、社内メンバー（営業チーム）と外部メンバー（顧客）が同じRoom内で安全に協業できるように、コンテンツごとにきめ細かい権限を設定できます。
社内メンバーと外部メンバーの基本的な違い
Terasuのメンバーは「社内メンバー」と「外部メンバー」の2種類に分かれます。それぞれアクセスできる範囲が異なります。
| 項目 | 社内メンバー | 外部メンバー（顧客） |
|---|---|---|
| 所属先 | ワークスペース | 招待されたRoomのみ |
| ファイルの編集・削除 | すべてのファイル | 自分がアップロードしたファイルのみ |
| 非公開ページの閲覧 | 可能 | 不可 |
| ページの編集 | 可能（編集者以上） | ページごとの設定による |
| 組織図の閲覧 | 可能 | 不可 |
| 分析レポート | 可能 | 不可 |
| メンバー管理 | 可能（オーナー） | 不可 |
| Room設定 | 可能（オーナー） | 不可 |
この権限の仕組みにより、営業チームが作成した資料を顧客が誤って編集・削除してしまうことを防ぎます。
ファイルの権限
誰がファイルを操作できるか
ファイルの編集（名前の変更）や削除の権限は、操作する人の種別とアップロードした人の種別によって決まります。
| 操作する人 | 社内がアップロードしたファイル | 外部がアップロードしたファイル |
|---|---|---|
| 社内メンバー（オーナー） | 編集・削除できる | 編集・削除できる |
| 社内メンバー（編集者） | 編集・削除できる | 編集・削除できる |
| 外部メンバー（編集者） | 閲覧のみ | 自分のファイルのみ編集・削除できる |
| 外部メンバー（閲覧者） | 閲覧のみ | 閲覧のみ |
社内メンバーは、Room内のすべてのファイルを管理できます。顧客から提出されたファイルの整理やリネームも社内メンバーが行えます。
ファイルのダウンロード設定
ファイルのダウンロード可否は、社内メンバーのみが設定できます。
- ファイル一覧で対象ファイルの「...」メニューをクリック
- 「ダウンロード設定」を選択
- ダウンロード可 / 不可を切り替え
ファイルのダウンロード設定は社内メンバーのみが変更できます。外部メンバーにはこのメニューは表示されません。
ページの権限
ページには「公開設定」と「編集権限」の2つの権限があります。
ページの公開設定
ページの公開設定では、外部メンバーにページを見せるかどうかを制御します。
| 設定 | 社内メンバー | 外部メンバー |
|---|---|---|
| Room全体に公開 | 閲覧できる | 閲覧できる |
| 社内限定 | 閲覧できる | ページが表示されない |
- ページのタイトル右側にある「...」メニューをクリック
- 「公開設定」を選択
- 「Room全体に公開」または「社内限定」を選択
「社内限定」に設定したページは、外部メンバーのサイドバーやページ一覧にも表示されません。存在自体が見えなくなります。
子ページへの自動適用
親ページを「社内限定」に設定すると、その下のすべての子ページも自動的に「社内限定」になります。
子ページを先に「Room全体に公開」に設定していても、親ページを「社内限定」に変更すると子ページの設定も上書きされます。
社内限定ページの活用例
- 社内メモ・議事録: 商談の社内向け振り返りを記録
- 組織図・ステークホルダーマップ: 顧客側の意思決定者の分析
- 提案戦略: 営業戦略や競合分析
- 価格交渉メモ: 値引き幅や交渉方針
ページの編集権限
ページごとに、外部メンバーが編集できるかどうかを設定できます。
| 設定 | 社内メンバー（編集者以上） | 外部メンバー（編集者） | 外部メンバー（閲覧者） |
|---|---|---|---|
| 社内のみ編集可 | 編集できる | 編集できない | 編集できない |
| 全メンバー編集可 | 編集できる | 編集できる | 編集できない |
- ページのタイトル右側にある「...」メニューをクリック
- 「編集権限」を選択
- 「社内のみ編集可」または「全メンバー編集可」を選択
Q&Aページや共同作業の議事録など、顧客にも入力してほしいページは「全メンバー編集可」に設定すると便利です。
「社内限定」の公開設定と「全メンバー編集可」の編集権限を同時に設定することはできません。外部メンバーが見られないページを編集可能にしても意味がないためです。
編集権限の活用例
| ページの用途 | おすすめの設定 |
|---|---|
| 提案資料・見積書 | 社内のみ編集可 |
| Q&A・よくある質問 | 全メンバー編集可 |
| 共同議事録 | 全メンバー編集可 |
| プロジェクト計画 | 社内のみ編集可 |
| 顧客フィードバック | 全メンバー編集可 |
| 契約条件 | 社内のみ編集可 |
社内メンバー限定の機能
以下の機能は社内メンバーのみが利用できます。外部メンバーには画面上に表示されません。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 組織図・ステークホルダーマップ | 顧客側のキーパーソンを可視化 |
| 分析・レポート | ファイル閲覧状況、エンゲージメント分析 |
| メンバー管理 | メンバーの招待、権限変更、削除 |
| Room設定 | Room名、説明、その他の設定 |
| ページの公開・編集権限の変更 | ページの公開設定と編集権限の変更 |
| ファイルのダウンロード設定 | ファイルのダウンロード可否の変更 |
これらの管理機能は、外部メンバーにはメニュー自体が表示されないため、「権限がありません」といったエラーを外部メンバーが目にすることはありません。
よくある質問
外部メンバーがファイルを削除してしまうことはありますか？
外部メンバーは、自分がアップロードしたファイルのみ削除できます。社内メンバーがアップロードしたファイルは閲覧のみで、編集・削除はできません。
社内限定ページを外部メンバーが URL 直接入力でアクセスできますか？
いいえ。API レベルで制御しているため、URL を直接入力してもアクセスできません。「ページが見つかりません」と表示されます。
外部メンバーに Roomオーナー権限を付与できますか？
いいえ。外部メンバーに付与できる権限は「編集者」または「閲覧者」のみです。Roomオーナーは社内メンバーに限定されます。
ページの編集権限を変更すると、編集中の外部メンバーはどうなりますか？
権限変更は即座に反映されます。次回の保存時にエラーが表示され、編集内容を保存できなくなります。
外部メンバーが閲覧できる情報の範囲を確認するには？
Roomの「メンバー」画面で外部メンバーの一覧を確認できます。各ページの公開設定は、ページの「...」メニューから確認できます。